提高干部人事档案利用的几点体会
摘要：高职院校干部人事档案管理的最终目的就体现在对档案的利用上。因此，探讨新形势下如何提高干部人事档案的利用具有重要的现实意义。
关键词：人事档案；利用；管理现代化
高职院校人事档案管理是高职院校档案管理工作重要的组成部分。是高职院校师资队伍建设的基础工作。它全面反映了广大职工的德、能、勤、绩，为高职院校培养人才和用好人才提供重要依据。高职教育事业的不断发展和改革的不断深入．对高职院校人事档案管理工作提出了新的要求，如何提高服务质量，充分发挥人事档案的作用，为推进学院各项事业的发展服务，是新形势下高职院校人事档案管理所面临的紧迫任务。干部人事档案工作搞得好不好，关键在于提供工作做得是否到位，因此，探讨新形势下高职院校如何提高干部人事档案的利用具有重要的现实意义。
提高干部档案利用的关键是做好干部档案的基础工作，提高案卷质量。开展优质服务，提高利用要做到以下几点：
一、要注重档案材料收集，保证档案的完整无缺。
人事档案内容陈旧、单一影响到档案的利用，这就要求档案管理人员要及时做好人事档案材料的收集、归档工作，确保人事档案的完整性，通过多渠道充分挖掘人事档案信息资源，把存放在教科处反映教师教学数量和教学质量的有关教学材料和反映教师科研工作情况材料，以及各项工作中的业务能力、技术专长、发明创造、专业培训材料、个人业绩考核、个人道德品质、潜在能力、健康状况、诚信记录、干部任免实绩材料、民主考评材料、重要社会任职的登记审批材料等，增加到人事档案中，充实干部人事档案内容。
二、要注重对档案材料的校核，保证档案内容的真实。
档案内容是否真实，在很大程度上影响到档案的可信性，在一定程度上影响组织对干部的任用。因此，对形成的档案材料，要进行认真鉴别，鉴别工作是维护干部档案真实性和完整性的一项重要措施，也是系统整理的基本前提，在干部人事档案整理鉴别过程中，要严格执行收集归档范围的规定，对归档的每一份材料都认真仔细地鉴别，尽可能做到取之有据，舍之有理，实事求是。为维护干部档案的历史真实性，在整理过程中我们做到了如下几点：（1）、分类准确：根据《干部人事档案整理工作细则》的要求，把档案材料按其内容特征划分为十大类，对其中的一些交叉材料权衡利弊，按主要用途归类，使每卷档案都能做到层次清晰、条理分明，便于利用。（2）、编排排序。根据《干部人事档案整理工作细则》的要求，按照材料类别的不同分别采科学的排列顺序，使之有规律可循，以便利用。（3）、技术加工。经过整理后的档案才能达到内容完整、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的标准，才能够为干部人事档案的利用和科学化管理创造条件。
三、要注重强化服务意识，开拓服务途径，变被动服务为主动服务。
目前，档案室提供服务方式一直比较被动，往往都是他人需要什么，我们就提供什么，简单的进进出出、翻翻摘摘。档案大多数时间是闲置在档案柜中，档案的生命力得不到充分体现，资源得不到充分利用，造成了人力、财力及信息的浪费。如何扭转这种被动局面？
首先要增强服务意识，充分认识档案利用价值是档案赖以生存的条件，没有利用，档案就没有其存在的价值。作为一名档案管理人员，只有主动提供服务，档案材料的收集、整理、保管等诸多环节才显得必不可缺。只有在利用中，才能显示出工作的成绩。其次要解放思想，变一味被动地坐等服务为跟踪服务、主动服务。档案人员要熟悉室藏档案内容，根据人事工作和学院中心工作的需要，积极主动地为组织人事部门的干部考核、专业技术职务晋升、工资改革等工作提供可靠有用的信息。
四、要注重增强教职工的档案法规意识。
要提高高校干部人事档案的管理、利用水平，必须从统一认识、增强档案法规意识人手，真正按照《档案法》与《人事档案条例》的要求，将各项工作落到实处。通过院报宣传、校园网宣传、知识竞赛等向广大教职工宣传国家有关档案法律法规知识，增强教职工的人事档案法规意识，使每个人都充分认识到人事档案的重要性．只有从上到下都有了人事档案法规意识，才不会发生“学历越填越高，年龄越填越小，参加工作时间越来越早”的现象，也不会出现该存的不存、该补的不补的现象，也就不会有填写表格草草了事的行为。
五、要注重利用现代化技术，整理档案。
档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，将日常工作中常用的的信息，如职务、职称、学历、学位、工资、个人简历和个人的基本特点等信息输入计算机建立人才信息库，则可以收到事半功倍的效果。充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用，建立和完善干部档案数据库，及时更新，动态化管理干部人事档案信息，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。
