浅谈档案管理现代化建设
内容摘要：二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。本文就尝试探讨怎样建设档案现代化建设。
关键词：档案管理 现代化 制度 人才
长期以来，我们对于“档案管理现代化”的认识，是相对于手工管理的状态而言的．因而，档案管理现代化在某种意义上只是档案管理自动化。当然，如果撇开管理现代化的基础条件，仅仅用20世纪的技术观念来理解，档案管理现代化可以被视作档案管理自动化。不过，在现在看来，档案管理自动化只是档案管理现代化一个非常基本的条件而已。要全面认识档案管理现代化，首先得确定把档案管理现代化放在什么意义或哪个层面上。
考证起来，档案管理现代化既可以是技术方法，也可能是管理理念；既可能是一种状态，也可能是一种效应；既可以是一种管理环境，也可以是一种管理机制。长期从事档案计算机管理研究的孙淑扬、邱晓威教授是这样定义的：“档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效率和社会效率。”并且指出，档案管理现代化至少包括三个要素，即档案管理中使用了现代化的技术、档案管理者掌握了现代科技知识和建立起科学的管理机制。
当然，我们也可以把档案管理现代化定位于是由先进的管理理念和管理技术支撑的一种管理环境，它能产生比传统档案管理更大的社会效益和经济效益。
一、什么是档案管理现代化
1、管理现代化的内涵
档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案归展现代档案管理的过程。关于它的内涵，笔者认为，现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。
2、档案管理现代化的本质
笔者认为，档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化，因此，档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。（1）档案管理现代化既是硬件建设工作，同时又是软件建设工作；（2）它是一个整体工作而不是局部的工作，应进行整体规划；（3）它是长期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是让档案管理跟在会社会之后亦步亦趋，现代化与未来化是相结合的；（5）它固然要探讨社会发展的实际状况，也要进行价值判断，选择其中有价值的成分来确立努力的目标。（6）它不是单纯以国外社会发展作为衡量指标，也要考虑国内社会发展状况来判定档案管理发展的取向。可见，档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。
3、档案管理现代化与社会现代化的关系
现代化本身是一个发展的概念，是一个动态的赶超先进的过程。美国学者瓦尔马认为：“现代化就是带着方向性的变革过程。”档案管理现代化不一种孤立的现象，它是社会主义现代化逐步实现的档案管理系统和档案管理制度的全面进步，是通过培养人，最终为实现社会主义现代化服务。档案管理现代化和社会现代化是相互依赖、互为条件的。一方面，没有社会主要构成要素（如政治、经济、文化、教育、科技等）的现代化，档案管理现代化是不可能的；另一方面，档案管理现代化又是社会现代化的基础，是社会现代化的重要组成部分。
二、为什么要实现档案管理现代化
1、档案管理现代化是社会发展的必然选择
我们要在本世纪初实现党和政府提出的基本实现现代化的宏伟目标，关键是要全面提高档案干部队伍的整体素质，实施科教兴档，加大人才资源的开发，促使档案管理现代化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。
2、档案管理现代化是自身发展的必然趋向
随着我国经济快速、协调、健康发展，综合国力迅速增加，档案事业也得到了迅速发展。近二十年来，各级各类档案馆和基层综合档案室通过开展目标管理认定活动，提高档案工作的整体水平，一个以档案科教为先导，以档案科研、教育创新为动力，以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案馆管理现代化为突破口，以提高质量、提高效率为重点，推动档案事业发展的思想已达成了共识，同时随着档案干部队伍素质的不断提高，观念的不断更新，经费的不断投入，条件的不断改善，对档案事业自身的发展提出了更高的要求。
3、档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。
档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。例如银行部门的档案管理实现了系统内计算机联网，各种信息资源在所有的科室都可以开发利用；领导也可以通过微机调阅各种信息，指挥生产，开展工作，所需材料很快就能打印出来，体现了现代化管理的优势。有人曾以微软公司的总裁比尔盖茨的ＳＯＨＯ办公模式为例，对电子文件的易操作性作了特例描述：比尔•盖茨可以坐在自己的家里通过视频系统和一些高层次员工开会，可以通过网络与客户在异地同起草一份合同文件。如果我们档案系统上下也能构成微机网络，那么利用开发的档案资料就十分便捷，服务领域也就能拓宽。
4、档案现代化管理可以增加信息存储量
现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。以软盘为例，一张３．５英寸的盘子，有１．４４Ｍ字节，理论上可以存储７０万汉字，超过厚厚的一本《红楼梦》，一张光盘的容量可以达到６００—４０００ＭＢ，可以存储３５万张打印纸上的文字或十万页图形信息。一个保存３０万卷档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达４—５公里，如果将其文字信息录入计算机，用ＣＤ—Ｒ刻录保存仅需４００片，用ＤＶＤ的密度刻录保存，仅需６０片，完全可以装在一个公文包里。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。
三、如何实现档案管理现代化
档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革
1、必须更新档案管理观念
档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，还是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。
更新观念首先要从提高档案工作者的社会意识开始，进而提高整个社会的档案意识，因为只有得到社会的支持和关注，才能有利于档案工作的开展，有利于档案事业地位的提高。
要提高整个社会的档案意识，档案工作者自身是关键。首先要求档案工作者树立起社会意识。档案工作者由于长期处于封闭、半封闭的工作环境，虽普遍具有勤勤恳恳不怕苦、不怕累、不求名利、默默奉献的敬业精神，但不少人观念陈旧、思想保守、与社会接触不多、社会活动能力和社会协调能力较弱。
2、加大档案现代化管理的投入
制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。
首先，应投入大量的精力关心和支持这一事业，没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配备先进设备；没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。
其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。
再次，要有宏观指导的总体思路，实现发展战略上的创新，微观动作上管理内涵和技术手段的创新，这对档案事业无疑具有重要意义。
3、必须构建与现代化相适应的现代档案管理体系
档案管理是以现代化作为发展方向，而现代化则又是以标准化为前提。建立档案信息网络是以计算机技术应用为中心，而计算机的高效率应用必须建立在各项业务工作标准化的基础之上。对于毫无规律可循的档案，就是经过精心设计，也会因运算程序的复杂而使其效率大为降低。假若没有统一的标准作为共同的依据，各馆（室）各行其是，档案管理工作的现代化也就无从谈起。因此，实现档案管理工作的标准化，是实现档案管理工作现代化及科学化的必要条件。
在今后一个时期的努力目标是：（1）建立健全档案保管安全体系，在库房建设、温湿度控制、防火防盗报警、虫霉防治、档案装具方面达到国家标准规范，有条件的档案馆、室要建立库房自动控制系统；（2）以缩微、裱糊、翻拍、光盘存储等技术手段进行档案抢救，提高重要、珍贵档案保管质量；（3）抓好计算机应用工作，注重档案数据库基础建设，有条件的档案馆要建立局域网，向数字化档案馆、网上档案馆发展；（4）加快现代化技术人才的引进和培养，使之成为能担当起新世纪档案管理现代化建设的中坚力量。
4、档案管理应走“文档一体化”道路
我国档案管理体制在过去很长一段时间基本上处于封闭状态，现行的立卷方法和原则基本上还是沿袭新中国成立初期在学习苏联经验的基础上总结出来的一套方法。这套方法在全面概括文件的特点、保护文件之间的历史联系、便于手工查找利用等方面有独到的优势，但对现代化检索技术而言，这种固有的立卷方法和要求就显得过于具体、繁杂和没有必要，应以更简便的立卷方法取而代之，以便由计算机来完成立卷工作。
由于文书和档案是由两个独立部门分别管理，使档案部门不能在文件信息积累的起始阶段就转化为档案并及时投入开发利用。如果从文件一开始形成就利用计算机将它们有机联系起来，按照统一的规范和标准，依据系统工程的处理方法分成若干子系统进行处理，逐次利用各子系统的劳动成果使档案信息在网上共享，实行“文档一体化”，就能有效地提高档案利用时效。日新月异的现代化技术，已使立卷改革由可能变为可行。一方面，运用计算机检索一份文件，只要给予确定性检索条件，就能在几秒种内查到所需要的文件；另一方面，查阅不用原件，利用不进库房已成为现实。
随着信息技术的迅猛发展，信息的种类和形式越来越丰富，信息的存储和传播手段越来越先进。随着时间的推移，电子档案将逐渐在各级档案馆（室）的库藏地位中占主导。笔者认为，在现有的办公条件下，档案管理的对象应由单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。现阶段电子文件与纸质文件并存，档案部门在收集纸质文件的同时也应收集电子文件，实现纸质、电子文件档案共管，把工作重点由文件管理逐步转移到对信息的储存和二次开发上。对形成的各种文献，利用计算机加工后，建立起档案信息数据库，通过信息高速公路可以与各级各类档案馆、服务单位、利用者个人，以及国家公共信息网、图书馆、新闻媒体等进行互交式联系，而且这种联系可以是世界范围的。从而使档案部门由管理型向服务和开发型转变，扩大对外交流和对外开放，真正实现档案信息资源共享。
5、提高档案工作者的总体素质
经济的振兴和社会的进步，无一不依靠人才，而我国人才培养尤其是档案工作人才的培养仍然是一个相当薄弱的环节。最大限度地搞好２１世纪人才培养，培养出一批一专多能的业务尖子，是摆在我们面前的一个紧迫而现实的问题。２１世纪计算机技术发展的趋势将是从单纯的数字化向思维化的信息处理方向发展。因此，应用计算机是实现档案信息管理现代化的必要条件，而“驾驶”这一设备的人，也要具有相当的专业知识，才能根据档案管理自身需要，对软件程序作改良性修改。目前，大多数档案工作人员计算机管理知识缺乏，所能做的就是按照软件程序依样画瓢，一旦系统需求有变化而需改进时就束手无策，望“机”兴叹。这就要求从事档案工作的人员加强计算机知识培训，以及引进计算机专业人才。
档案人才是知识管理人才。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。一些专家认为：计算机的产生和应用，就好像纸张的发明一样，其对人类科学文化的发展产生巨大的推动作用，机读文件在文件载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不会完全取代纸张，但纸质文件必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用，成为势不可挡的历史潮流。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段——档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。
学习档案计算机管理的知识和技能，首先要了解档案计算机管理必须具备的一定条件：一是实现科学管理；二是要掌握与档案信息处理有关的标准化知识，掌握档案计算机管理应用方式：既档案自动编目和自动检索，档案自动（原文）存储与检索；档案业务工作辅助管理；档案自动标引；档案资料的自动编辑、文档一体化自动管理；档案保管环境的自动控制；字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理。
档案部门根据自身发展需要，举办培训班，尽快培养跨世纪档案工作人才，使他们不仅有一定的政治理论水平、业务水平，还要有广博的知识和强烈的开拓进取意识，掌握一定的计算机理论知识和操作技能，尽快使档案管理工作实现现代化。建设一支高素质的档案队伍，奠定档案事业长足进步、持续发展的根基。不能否认这支队伍文化层次参差不齐、专、兼职队伍不稳定的现状。要建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的档案干部队伍。引入竞争机制，实行择优上岗，做到惟才是举，惟贤是选，惟强是用。档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。
档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。
6、加快档案管理的现代化进程
档案工作被看成是一项知识管理工作。知识管理是信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息，而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理，这是认识的又一深化，无疑也提升了档案工作的社会地位。
信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程。
四、档案管理现代化进程中的问题
对档案管理现代化还存在模糊认识。有人认为档案管理现代化就是多买现代化设备，有了钱、买了计算机、缩微机、光盘之类，就是现代化了；还有人认为，档案管理现代化，没那么容易，我们这里是要钱没钱，要人才没人才，要设备没设备，现代化的事，先往后放放再说。其实这都是对档案管理现代化的误解，有了设备不很好利用，不等于现代化，消极等待等不来现代化。档案管理现代化是一个二维概念，在时间方向上具有严格的时效性与特指性，如２０世纪与２２世纪的档案管理现代化目标肯定不同；在空间方向上具有一定的区域性…
展望未来，档案事业面临着新的挑战和发展机遇，各级档案部门必须增强紧迫感和忧患意识，解放思想，转变观念，开拓进取，充分利用现代化管理设备，构筑一套全新的现代化档案管理模式，在２１世纪里创造辉煌。
谢辞
在论文即将完成之际，感谢我的论文指导老师杜娟老师在我写论文之间孜孜不倦的指导，没有她多次的查缺补漏和校正，就没有这篇论文的成功。感谢濮阳职业技术学院给我提供了一个良好的学习环境和良好的生活环境，感谢各位教课老师对我的栽培，感谢我的辅导员高函博老师三年来对我的辅导教育关爱，当然，我更要感谢我的父母，是他们给我提供了上大学的机会，也是他们给我费用让我衣食无忧全身心地学习，他们的爱是我好好学习的源源不断的动力，还要感谢我的室友高慧娟，陈洋，徐园园，王玉华，是她们在我身处异地时给我营造了家的感觉。
最后还要感谢06文秘班的全体同学和我一起度过1000多个日日夜夜。我们紧紧地团结在一起，迎接各种困难和挑战的岁月就要结束了，可是我们的心却会永远在一起。
感谢所有我爱的人和爱我的人，没有你们的关心与支持，帮助与鼓舞，我就不会有幸福的今天。
参考文献：
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