完善基层电子档案管理 提高社会服务效能
摘 要：随着我国市场经济的不断深入，各基层单位的档案工作也日益电子化，但落后管理水平却与之不相适应，因此，如何提高档案管理水平，进一步完善基层电子档案管理，是势在必行。
关键词：档案 电子文件 信息化建设 效能服务
一、前 言
档案是社会成员（组织与人）在其以往社会实践中直接形成的含义明确的原始记录。档案具有凭证、证据的重要作用，又能起到参考价值的作用。从古至今，人们对档案都非常重视。随着社会的发展，计算机等办公设备广泛应用，大量电子文件应运而生，无纸化办公的步伐日益加快。基层单位在各项工作社会活动中形成大量电子档案。基层档案管理是单位工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的重要条件，是维护和保证单位及其工作人员历史真实面貌的一项重要工作。因此，不断完善基层电子档案管理，显得尤为重要。
二、我县档案管理工作的现状及存在的问题
经过几十年的建设和发展，我县档案管理的基本框架体系建立起来，档案管理事业取得了很大发展，具体表现为：
1、现代化办公设备配置基本齐全。2000年以前，我县现代化办公设备寥寥无几，随着经济的发展，办公的需要，为了提高工作效率，到2010年，各单位都配置了电脑、打印机、传真机、数码机等现代办公设备。这表明，我们有了一个比较完善的现代办公网络体系，也表明，各基层单位对电子档案工作重视度有一定提高。
2、专业从事电子档案管理人灵敏占有一定比例。2000年全县才有20几人，到2010年则增到了80多人，大学本科、研究生毕业的人数逐年有所增加。从中看出，我们不仅有一支团结奋斗、兢兢业业、乐于奉献的档案干部队伍，而且在知识的结构上也有了很大的变化，为档案事业发展注入了生机。
但也应注意到，一些基层单位对电子档案管理不重视，存在着一些问题，暴露出来了一些薄弱环节，具体表现为：
1、管理制度和管理规范不健全。单位在日常的办公方面所形成大量的电子档案，绝大多数是谁做的文件，就存在谁的电脑里，并且不同的人的编辑的文件名称都有不同的格式。各单位、科室的电子文件处于分散保管或个人保管，缺乏必要的统一的档案管理制度。这种自由形成、自由处理状态，造成其他同事在阅读或直接接手工作时的困难，出现耗费时间，如果某人不在，其他人需要用某个文件时需要重新再做的情况，造成单位工作效率的降低，这种无“章”可依、无“法”可据的无序状态，直接影响档案规范管理。
2、档案管理现代化的意识不强。由于档案工作传统的管理手段和管理模式由来已久，在档案管理者头脑中形成了传统的思维管理方式，使电子文件的归档工作难以实现。体现在：文件虽然是用电脑形成的，但最后仍将输出的纸质文件作为归档文件，对电子文件的重要性认识不足。认为电脑载体只是形成文件自动化的临时过度性载体，不能直接归档等等，这种落后的思想，严重影响了档案管理现代化进度。
3、电子档案保管条件落后。电子文件与现有的纸质档案在保管环境、保管设备和管理办法上有很大差别。特别是对保管环境的要求更高。电子文件的载体，尤其是磁性载体，即使是在良好的保存环境下，经过长时间的保存、载体老化和磁性自然衰减，也会使电子文件发生信息丢失或读出错误的现象。电子文件的存储载体性别不甚耐久，磁性存磁载体常有退磁粘连等现象。
4、档案从业人员素质偏低。大多数基层单位档案管理人员是兼职，没有时间，也没精力学习更多新的档案管理知识。档管人员工作主要是被动接收和保管档案，档案员很少走出档案室主动参与管理活动，思路不开阔，政策水平以及信息技术的新知识都明显不足。基层的很多档案员普遍缺少信息管理自动化基本知识和技能，不能很好地担负起电子文件归档管理工作的重任。
三、对策：完善管理，提高效能
针对以上问题，我们应加强以下工作：
1、加强基层电子档案制度化、规范化建设。各基层单位要根据电子档案管理规范，制定适合本单位的文档一体化制度、归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度等，并形成约束机制，保证工作有序规范。并配备专职人员，建立常抓机制。电子文件与计算机技术及相关设备密不可分。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参与对其管理，熟知在使用过程中发生各种情况，并进行积累。要及时按现代档案管理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则时间一长，相关技术发生变化、设备、技术更新，原来的电子文件在新的技术条件下，必然读不出来，这样电子文件内容的真实记录就可能遭受损失。针对各单位实际管理中，电子文件、电子档案之间很难划分明显的界限，电子文件的形成者，电子档案管理员，要通力合作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。
2、提高档案管理的现代化意识。随着市场经济的发展，基层领导在抓经济的同时，对档案工作在现代化管理上也应引起重视。首先适应社会发展需要，树立档案信息资源共享意识。加快设备和电脑技术现代化步伐，全面提高档案管理现代化水平。在现有的基础上及时配备档案现代化所必需的新型电脑、扫描仪、光盘刻录机、互联网设施等现代办公设备，要充分利用现代科技，利用光盘技术、微循技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。其次要正确处理手工操作与现代化管理的关系。档案管理现代化是一项循序渐进的工程，不可能一蹴而就，需要一个过程。在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基础工作，例如建档案管理和档案文件搜集的鉴定、验收、案卷整理等，主要靠的还是手工作业，我们必须适应这个情况。
3、不断提高基层档案管理人员的素质。档案人员的素质应随时代变化而不断提高。当今社会，电子文件以其快速的办公进度和传递速度逐步取得了纸质文件。这对档案人员提出了更高要求。要求档案人员要加大学习力度，不仅要精通业务，还要精通电脑知识，随着电子文件数量的不断增多，档案管理人员不仅要有很强责任心，更要有适用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，因此，档案管理人员只有不断丰富专业知识，积极参加培训，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。
在工作中，档案记录着社会的昨天，服务于社会的今天，指导社会的明天，扮演着重要角色。因此，对档案基层管理加以完善是势在必行的。我们要从基层实际出发，顺应信息化、知识化社会的需要，切切实实做好电子档案管理各项工作，使基层单位档案管理工作不断得到完善。
