浅析高等学校办公自动化建设
摘要：近年来，随着高等学校完善信息化基础建设，推进办公自动化的建设就成为一种趋势，也是实现高校现代化管理的重要方法。本文从办公自动化的发展现状入手，提出了新建本科高校办公自动化的建设原则，推进新建本科高校的办公自动化建设。
关键词：高等学校；办公自动化；建设原则
现代管理包含多个方面，作为现代管理的基础--办公管理，具有基础性、支持性、丰富性几个方面的特点。基础性是指办公管理是所有管理的手段基础；其他专题工作能否提供强烈的支撑和支持由现代管理来完成；而在现代管理的内容方面，其中的办公管理是最为丰富的。尤其办公管理的重要性在现代社会所有的单位的组织系统内部凸显的越来越明显，尤其在整个系统组织的运转效率都有重要的影响和作用方面取决于办公管理质量水平方面的高低。
一、办公管理的含义
在现代企业的管理体系中重要的内容之一就是办公管理。办公管理的定义也较为多样性，不同的角度学者给出了不同的定义，没有很具体的概念。例如有的学者从基础性事物的角度定义办公管理就是基础事务管理；从艺术性有的学者定义办公管理为艺术性管理......而笔者则认为办公管理不仅是现代组织系统运行的基础，还会对组织系统的运行有中的影响作用。在目前常态下，首先要认识到办公管理的重要性，然后采用科学来推进办公管理，所以不仅是现代办公管理本身的需求；它更是新常态环境下，组织系统自身的要求和必然趋势。
二、传统办公体系的不足
相对于传统的高校行政管理的办公管理系统对信息系统的处理还采用纸质文件进行记录，这样就会消耗很大的人力和财力、物力。不仅如此，在保存方面，纸质文件也存在一定的困难，不仅会占有一定的空间，而且他容易损害，要进行防损和防潮处理。而且时间越久，积累的资料越多，堆积性也越严重，不方便查阅和检索。在《国家中长期教育改革和发展规划纲要》中就明确写到：“充分利用优质资源和先进技术，创新运行机制和管理模式，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施。加快终端设施普及，推进数字化校园建设。”因此，为保证各有关部门管理运行的畅通，建立一套有效的信息管理系统就显得十分必要了。
目前生源的减少，所以各个高校的竞争越来越烈，高校本身规模又再扩大，传统的行政办公手段完全不能满足目前的要求，致使办公智能化的发展迫在眉睫，数字化校园建设的开发，便于办公系统的管理，提高工作效率，便于各个部门的沟通和协调，更好地管理。
三、高校运用现代化办公手段的建设遵循的原则
1、更新观念、加强领导。
只有随时更新自己的管理思想，让思想与时俱进，才能保证自动化办公化这一新的方法的有效快速的发展，并被工作者所掌握。应用型新建本科院校，灵魂人物是学校的领导，如果学习的领导改变了管理思想，才会下决定大力的推进自动化的办公实施，给予资金的投入，保障办公自动化的顺利开展和从心去接受新方法进行办公的学习。
2、规范管理、健全机制。
应用型本科的办公自动化建设工作室一个繁琐，系统的工作，需要领导的大力管理、结合自己部门的实际，设立自己的管理制度，由简单到复杂，有步骤按计划的推行应用型院校的办公自动化工作的开展。但是办公软件最大的问题就是安全性，尤其是对于非计算机专业的工作人员，要提高工作人员的安全防范意识，学会操作的规范性保障该建设的可靠实施。
四、高校运用现代化办公手段的建设对策
1、CIO 制度的建立
CIO 是 Chief Information Officer 的缩写。该项目的提出是在1966年，该项目是在1975年在美国管理岗位给予应用的，到了2010年，已经有60%的美国高校都使用了该制度，针对学校的信息化管理工作具有极大的推动作用，但是我国的学校办公自动建设该项目一直不健全，没有办法更好地在我国高校中更好地有效实施。
对于办公自动化的建设方面，技术远重要于管理，所以技术是办公自动化的关键因素。而关于CIO的制度实施方面，最重要的就是岗位的人选的选择，该人才既要懂得也是知识也要懂得管理，并且整个制度要管理层次分明，岗位责任清楚等特点。
对于应用型本科院校，该负责人要负责该制度的总体措施、各项规章制度、工作人员的队伍建设和了解具体的工作细节，所以最好由懂技术的领导来管理该系统。为了更好的建好CIO系统，要有专门的职能部门配合各院系成立专门的委员组，进行全辖的发展规划、指定政策、制定标准、任务分解等。委员涉及的部门有：校办、教务处、督导处、图书馆等部门。从教学到学生工作逐步实现办公的自动化过程，保证该工作的有序进行。
2信息基础建设的完善
应用型本科院校普遍存在学校小，自动化建设差，资金投入少，而且各相信息的不全面的缺点，所以要更好的发展该类学校的自动化建设要针对该种学校的特点，可以购买现成的具有一定先进性的设备和技术，这样虽然先期投入较大，但是避免了重复投入和人员的反复培训的工作。
为了保证师生的消费环境的建设稳定、全面，需要应用型本科院校在建设时选择合适的合作伙伴，和运营商共同开展合作。并且有委员会事先建立好的标准和整体规划，对运营商从技术、资金、管理等多个角度进行接入合作，做到有的放矢的建设。
3针对性、实效性的提高
在应用型本科院校的自动化建设中，实施的主体是人，所以具体的办公的工作人员的要求也有所提高，他们要有相应的技术水平、建设能力，这样才能保证该项目的有效实施，在该项目的众多工作人员中，技术水平高的、年轻的办公人员他们的适应能力远大于学历低并且年龄大的工作人员，所以重点培养年轻的水平高的工作人员，然后由他们在辐射到其他的工作人员去。
该项目的建设不仅关系道学校领导、部门负责人、教师、辅导员还涉及到了学生，所以层面不同，方向不同、角度不同，培训的开展也要有明显的区别性。根据自身工作的特点，对领导层要单独的培训，对各基层人员要到部门部门进行集中的培训，最好采用边讲边练的方法，有针对性的案例进行讲解，这样好保证每个人员都能掌握自己所需的技术。保证每个人能独立开展办公自动化，确保协同政务的顺利开展。
4绩效管理的加强
相对于高校的办公自动化的起步阶段，在政府和大型企业的自动化建设都是发展比较成熟的，所以我们可以想老本科学习相应的管理办法，也可以像政府和大型企业学习他们的绩效等方面的管理。所幸，我们的高校都是新教师，年轻，掌握新技术的能力强，并且有一定的计算机使用与维护能力，所以对于该管理系统能够很快的消化吸收，但仍然要保证该系统的有效实施，不可自满、大意。
多年来，通过对知识的建模和整理加工，政府已经形成了一套有效的管理平台，而随着管理制度的更新，办公自动化建设的重点内容不再是最初的技术掌握而变成了管理知识，为了保证改建设项目的长足发展，知识的技术、获取和生成新的知识，对制度进行相应的改进、提高需要对政策进行优化更新，可以引进相应的有效的评价体系，设计出符合应用型本科院校特点的自动化办公发展的评价体系，保证应用型本科院校的办公自动化建设的长足发展。
总结
根据教委的要求，应用型本科院校有自己的办学理念、定位和目标，而且在行政管理、组织结构、管理思路都有着很好的定义和方向，而办公自动化建设能够有效的保障学校的目标有效的实施。
参考文献：
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