秘书如何处好特定业缘人际关系
日期: 2009-1-1 17:03:57 浏览: 10 来源: 学海网收集整理 作者: 郝 懿
【摘要】业缘关系是指人们由职业或行业的活动需要而结成的人际关系。如行业内部的领导与被领导关系、同级同事关系和基层群众关系。行业外部的彼此合作关系、伙伴关系、竞争关系、制约关系等等。文章将除领导外的关系界定为特定业缘人际关系，从秘书与同事，秘书与基层群众和秘书与协作单位三个层面界定了其业缘关系及如何处好其关系作了初步的探讨。
【关键词】秘书；特定业缘；人际关系
现代社会人与人的交往，占支配地位的是以职业为纽带的业缘关系。
一、秘书与同事的关系
（一）秘书与同事的关系
对于秘书人员来说，任何机关除了领导者便是同事了，在机关工作氛围中，秘书人员与各级领导处好关系固然重要，但为了建立一个和谐、高效的工作环境，秘书人员与同事间处好关系也同样重要。秘书人员与同事之间是在同一单位工作而结成的业缘关系，秘书人员与他们的关系可以归纳为：（1）在组织上是平级关系，不存在上下之分，其工作都是为领导服务、为人民服务的。（2）在工作上是同志关系，尽管在年龄上、学识上、工作阅历等方面存在差异，由此，体现在工作能力和工作绩效上出现差异，但并无贵贱之分，只有分工不同，都是为人民服务的。因此，秘书人员与同事在人格上是平等的，在工作和生活上应相互信任，相互支持，相互关心，取他人之长补已之短，共同把工作搞好。
（二）秘书应重视与同事相处
正确理解了秘书与同事间的关系，为秘书人员与同事和谐相处作好了理论前提，但掌握与同事相处的技巧建立和谐稳固的同事关系必须从以下方面入手：
1．摆正各种关系的位置。秘书人员与同事处在同一个集体中工作，从人际关系的角度来说，摆正各种关系的位置，主要就是摆正个人与个人的关系、个人与集体的关系。各种关系，实质上就是各种利益。为了摆正各种关系的位置，秘书人员应树立主人翁思想，集体主义思想，坚持个人利益服从集体和社会的利益、局部利益服从整体利益，少数人的利益服从多数人的利益。摆正了自己为人处世的位置，实质上是树立了正确的世界观和人生观。秘书人员与同事处在同一个集体中工作和生活，只有摆正了正确的位置，才能避免以自我为中心，摆脱自私自利的怪圈。
2．发扬平等、互助、互谅、互让精神。秘书人员与同事之间在工作和生活上是平等关系。平等，首先是政治上的平等，这是和谐人际关系赖以建立和巩固的基础；其次是人格的平等，秘书人员与同事之间的交往要平等相待、平等协商、礼貌相处，互相尊重对方的人格。秘书人员与同事之间要互相爱护、互相关心、互相帮助、互相谅解、互相谦让，要讲究公德，多为别人着想。
3．创造有利的群体环境和交往气氛。秘书人员能够尽量创造有利的群体环境和交往气氛，对促进与同事之间的相互交往具有重要作用。我们知道，人际关系是在相互交往的过程中逐步建立和发展的。人们交往的数量与质量对人际关系有重要的影响。因此，秘书人员要有意识地利用组织的力量，创造适宜的群体气氛，促进同事间的相互交往。一方面，使成员间互相了解组织目标和方针政策，给同事间分工协作提供方便，尽量营造出一种团结共事的气氛；另一方面，秘书人员要尽量加强与同事间的意见交流，加深相互了解，减少误会。此外，还可组织必要的文娱活动，增加与同事们的相互了解的机会，为建立良好的人际关系创造条件。
4．适时利用合理冲突来解决矛盾。秘书人员与同事之间建立和谐的人际关系并不排除合理的冲突，因为，秘书人员在处理与同事之间关系的过程中，如果一味地充当“和事佬”而不讲原则，长久下去是不能处好关系的。秘书人员与同事之间合理的冲突，是形成稳固与和谐的人际关系必要的补充条件。在工作过程中，秘书人员对于原则是非的问题，应开诚布公地批评和争论。因为原则是非的问题往往涉及到共同理想、共同道德和价值观念是否一致的问题。只有通过争论、批评和自我批评，使人们在理想、道德和价值观上基本一致，才可以为建立和谐的人际关系创造条件。当然，合理冲突要求其本身一定是实事求是的、恰如其分的。
二、秘书与基层群众的关系
（一）秘书与基层群众的关系
在任何机关，秘书人员除了要与领导处好关系、与同事处好关系外，还应该与基层群众处好关系。如果说，秘书人员与领导和同事之间关系处理得好与坏，直接影响到组织内部的工作效能；那么，秘书人员与基层群众的关系处理得好与坏，则严重影响到机关的整体形象，关系到组织的生死存亡。秘书人员要处理好与基层群众的关系，一要有老老实实当好人民勤务员的精神；二要保持谦虚的态度。如果秘书人员缺乏群众观念，不能始终保持谦虚的态度，往往对人民群众的工作和生活麻木不仁、漠不关心，甚至蛮横骄纵。秘书人员的一言一行代表一定机关的形象，一般来说，基层群众来访，总是有个人难以解决的问题，需要有关部门或人员帮其解决，他们总是怀着一种不平静的心情来到机关，要么是紧张，要么是激动，要么是期待。他们往往把秘书人员看作是机关或领导的代言人。因此，秘书人员的言行举止往往代表领导者的形象。作为秘书，在待人接物上一定要温和礼貌，要多说一些“请”字，多用商量的口吻，只有这样，才能创造一种良好的气氛，使对方产生一种亲切感与信任感。由此可见，秘书人员与基层群众的关系可以归纳为：在工作上秘书人员是人民的勤务员，秘书人员与基层群众之间没有贵贱之分，在人格上是平等的。为基层群众服务是秘书工作的核心之一，在工作过程中，秘书人员要时时刻刻关心群众的疾苦，体恤群情，急群众之所急，想群众之所想，多替基层群众办实事，关心群众，爱护群众，这样才能与群众处好关系，深得群众爱戴，维护机关乃至组织整体形象。 （二）秘书应高度重视与基层群众和谐相处
秘书人员在重视与领导、同事相处的同时，应高度重视与基层群众和谐相处，具体应做好以下工作：
1．具有以党和国家利益为重的负责精神。秘书人员与基层群众相处，要以党和国家的利益为基础来解决人际关系的各种矛盾。一般来说，基层群众总有这样或那样的矛盾需要上级机关或部门帮助他们解决，这些矛盾往往属于个案问题，大多都是涉及到个人利益或局部利益的问题，秘书人员在处理这些问题时，只有把党和国家的利益放在高于个人利益或局部利益之上，才能正确处理好与基层群众的基本关系。相反，拉帮结派、看面子、论关系，搞庸俗的“关系学”，乃至滥用“同情心”，处处把个人利益或局部利益放在首位，是不能正确地处理好与基层群众关系的。
2．赋有礼貌、平等待人的工作态度。秘书人员要能够与群众交心，必须礼貌、平等地对待他们，这就要求对来访群众都应一视同仁，做到以礼相待，而不问其职位高低或是否熟悉等情况。秘书人员应习惯运用礼貌用语，接待时应放下手头工作，专心听对方讲话，并作必要的记录。交谈时应注视对方，不要左顾右盼；要耐心倾听，不要随便打断，给他们倾诉的机会。基层群众地位低，本来就有自卑感，他们来访更要求秘书人员平等待之，不推诿、拖延或敷衍了事。若傲视之，更增添了他们的自卑感，而会转化为怨恨，就脱离了群众。
3．重视群众参与管理的良好办事理念。秘书人员要与基层群众处好关系，必须重视群众参与管理的意识，要做好这方面的工作，应从两个方面入手：第一，在不涉及到保密的情况下，尽量采取多种方式向基层群众介绍机关乃至整个组织方方面面的情况，让群众参与进来，了解组织的目标以及群众关心的焦点和热点等倾向性问题，让他们即时判断组织面临的机遇与挑战并贯彻到自己的实际工作中去。比如，近年来，武汉市政府办公厅定期在网上公布政府公文，让市民了解政府在干什么，如何做，给市民提供监督的机会，正是重视群众参与管理的体现。第二，重视基层群众的意见，秘书人员应经常下基层征求意见，把那些合理的建议和要求带回来，提供给领导，尽量贯穿到决策中去。
三、秘书与协作单位的关系
（一）协作单位的关系
一般来说，任何一个社会组织都有与之协作的单位，与协作单位保持一种良好的协作关系，是组织内上到领导，下到每一个组织成员应该做到的。在这里，笔者谈到的是秘书人员与组织内的协作单位的人际关系。何谓协作单位？作为企业而言，协作单位包括原材料和能源供应单位，零部件加工和标准件供应单位，产品运输、批发、经销单位等。这些环节在一定程度上决定着产品能否顺利地生产出来并到达消费者手中。企业信誉的建立一刻也离不开这些中间环节的支持和配合，无论哪一个环节出了问题，顾客都往往会怪罪于生产厂家。作为社会公共组织而言，社会公共事务总是由特定的公共组织或部门来管理，由于社会问题的复杂性，任何一个社会问题总是牵扯到多个公共组织或部门，他们之间便形成了复杂的协作单位。任何一个社会问题解决的好与坏，往往与牵扯到的管理组织或部门协作治理的好与坏是息息相关的，因此，处理好协作单位关系尤其重要。
不同类型的社会组织，其业务协作单位也不尽相同，但在现代社会，任何一类社会组织都不可能自始至终单独完成对社会的服务。所以，组织在外部公关活动中要注重处理好与协作单位的关系。秘书人员作为机关的形象和领导工作的代言人，更应重视处理与协作单位的关系。
（二）秘书人员如何处好与协作单位关系
秘书处好与领导、同事以及基层群众关系都属于组织内部关系，任何一个社会组织仅仅能够处好内部关系，对于该组织的发展还远远不够，故秘书人员还应重视与组织发展相关联的协作单位的关系。
1．立足“互利互惠，建立稳固合作关系”。这一原则，对于企业而言，是很好理解的，美国一位企业家在谈到组织与消费者时说，我们要使我们的顾客获得从别处得不到的利益，而公司也有合理的利润可图，真正遵循所谓的“黄金法则”：你希望别人怎样待你，你就怎样待人。这一互利互惠的原则同样地适用于秘书人员代表企业处理协作单位关系。只有这样，才能在协作单位中提高自己组织的信誉，树立良好的个人形象乃至组织形象，与对方形成稳固的合作关系，使组织在激烈的市场竞争中免除后顾之忧。对于一定的社会组织或部门而言，秘书人员在处理好与协作单位的关系时，一定要注意互通信息，考虑自身利益时，同时要兼顾社会利益和协作单位的利益。只有这样才能建立比较稳固的合作关系。
2．互相帮助，保持融洽的伙伴关系。任何社会组织的秘书人员要使自己的组织同协作单位保持良好的关系，仅仅保证让对方有利可图还不够，应当配合组织内有关部门，在力所能及的情况下帮助协作单位解决面临的实际困难，把对方的困难看成自己的困难。这样两个组织之间就不只是经济利益的互相依存，而且融入了牢固的友谊和感情。事实上，如果协作（下转第180页）（上接第183页）单位因无力解决困难而中止协作，本组织也会受到一定影响。假如在对方最困难的时候给予他们体谅与帮助，那么当自己单位面临困难时，也不会失去对方的友谊。
3．交流信息，及时通报双方非保密情况。在许多情况下，秘书人员向协作单位提供有用的信息，也是加深双方友谊的一项措施。尽管有时候对方可能已经掌握了这类信息，但仍能从中感到你以及你所代表的组织的关心和友情。在协作双方的信息交流中，要注意随时了解对方的业务发展情况，对可能出现的问题早做准备。对于企业而言，同时要将本组织有可能增加或减少订货或供货的情况，在适当的时候向协作单位通报，使对方早做打算，以免造成被动；对于社会公共组织而言，要即时将本组织的非密方案通报给对方，避免协作单位产生误解乃至采取不协作的行动。
总之，秘书在工作过程中处好与领导间的关系固然重要，但也理应重视与同事间、基层群众间和协作单位间的各种特定业缘关系。在市场经济环境下，新事物、新思维不断涌现，秘书工作在注重窗口形象的同时，应注重工作效率，和谐的业缘关系是提高工作效率的前提，按领导意图办事，辅助领导决策的同时，注重处好同事间、基层群众间和协作单位间的特定业缘关系为新时期秘书工作提出了新的要求。
参考文献
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