英语专业外贸英文函电写作错误实例分析与建议
一、外贸英文函电写作失范及现状
21世纪是一个国际化时代, 对英语人才的需求正在向实用型和复合型的方向转变, 传统的通用型英语人才已不能适应市场经济的需要。教育部颁发的《高等学校英语专业英语教学大纲》（2000）[1] 明确规定了高等学校英语专业的培养目标, “培养具有扎实的英语语言基础和广博的文化知识并能熟练地运用英语在外事、教育、经贸、文化、科技、军事等部门从事翻译、教学、管理、研究等工作的复合性英语人才”。为此, 新大纲在课程设置方面提出英语专业要开设相关专业知识课程, 如经贸英语等能力拓展课程, 将外语学习和相关专业知识结合起来。外贸英语函电写作是英语写作和国际贸易实务知识相结合的课程, 属于专门用途英语(English for Special Purposes)。然而, 目前这门课程的教学现状却不尽如人意, 英语专业的学生函电习作中存在的错误较多。
目前, 国内不少学者研究了外贸英语函电写作错误, 研究的对象涉及英语专业和非英语专业中专学生、大专学生和本科学生的习作。范思勇、房爱群和曾馥等学者对学生在词汇和语法等语言形式上的错误予以关注[ 2] [ 3] [ 4], 揭示了英语语言基本功在商务函电写作中的重要性; 也有少数学者将语言研究与语境结合起来, 分析商务语境中学生的英语表达错误[ 5] 以及商务信函中合作和礼貌问题[ 6], 不但使我们认识到中西思维模式的差异对语言表达产生的影响, 也使我们懂得了语用学中的合作原则和礼貌原则同样可用于指导外贸英语函电的写作。然而, 从文化和语用学的角度分析英语专业学生函电习作的错误尚不多见, 也未见学者对学生函电习作中的外贸业务知识错误进行分析。笔者从外贸从业经验和实务与函电的教学经验出发, 以1120篇英语专业本科生的函电习作为语料, 通过对学生的错误进行归纳和分析, 找出错误的原因, 对症下药, 以期提高外贸英语函电的教学质量。
二、外贸英文函电样本收集与错误分析
(一) 语料搜集
本文研究的语料取自大连海事大学外国语学院英语专业3个年级的学生习作共1120篇(见表1)。内容覆盖了外贸活动的8个环节: 建立业务关系、询盘与回复、发盘与还盘、定单与确认、包装与标志, 装运、保险和要求修改信用证。
表1
所学专业所属年级学生人数每人篇数总数
英语专业2001级( 2005届) 40人8篇320篇
英语专业2002级( 2006届) 50人8篇400篇
英语专业2003级( 2007届) 50人8篇400篇
合计1120篇
(二)语言错误分析
通过批改3个年级的函电习作, 笔者发现学生所犯的错误主要包括三个方面: 语言错误、语用错误和业务知识方面的错误。就英语专业学生而言, 后两种错误更为突出。因此本文将对比较典型的语用错误和外贸业务知识错误进行分析。通过对学生习作的批改, 笔者发现学生语用错误较多, 尤其是􀀁中式英语􀀁居多:
1. 称呼语的使用错误
称呼是商务交往过程中的重要组成部分, 是写信人对收信人的尊称。使用什么样的称呼语取决于写信人和收信人之间的关系、地位差别、性别差异、国别习惯等。恰当的称呼是使商务交流顺利进行的重要条件。
西方文化强调尊重人的个性, 而中国的传统文化更看重共性。英语里􀀁先个人后集体􀀁的特征十分明显。人名的排序是􀀁先名后姓􀀁。名代表个性, 姓代表共性。经常用的方法是在DearM r. /M iss /M s. /M rs之后加上姓, 而不是名字。在Dear后如果没有􀀁 先生􀀁 􀀂女士􀀁之类的称呼, 则直接加名字, 不能直接加姓。例如: 学生在给笔者的信函中称呼用Dear Wang, 是受到汉语的􀀁 先姓后名􀀁的顺序影响的结果。还有的学生写成Dear Ms. Shirley, 却不知道Ms. 之后应该加上姓氏。所以, 在写称呼语时, 我们应遵循英语习惯, 而不能照搬汉语习惯。这类错误是由于不了解中西文化差异造成的。
2. 句法错误
第一, 否定位置不当
学生的习作中经常出现否定词not的位置不当的情况。
例: I think our company is not responsible for the damage to the goods.
这个句子是不符合英语习惯的。英语的否定表达通常是对主句的谓语动词作出否定, 而汉语的习惯是对从句谓语动词的否定。上述错误明显是将汉语的否定从句动词的方式照搬到英语中。正确的说法是: I dont think our company is responsible for the damage to the goods.
第二, 词语搭配不当
外贸英语函电作为专门用途英语, 专业词语的搭配须遵循一定的原则。学生往往只记住了词语的汉语意义, 而忽略了词汇的文化内涵和用法, 写作时情急之下就会把汉语的意思翻译过来, 造成词汇搭配错误。例如, 买方在还盘时指出产品的价格高或没有竞争力时写道: I am afraid that the price of your products is too expensive。这个句子出现了price与expensive的搭配错误。表示价格高低的正确搭配有high, unreasonable, low, reasonab le, moderate, competitive
等词, 而与expensive 搭配的名词应该是物品。句子应改为: I am afraid the price of your products is too high或者I am afraid that your products are too expensive.
上述错误是受汉语思维方式和相应文化背景知识的干扰造成的, 属于􀀁 中式英语􀀁。学生将汉语的语言规则用于英语之中, 句子的􀀁 骨头􀀁是中文,􀀁 肉􀀁是英文。
3. 语篇结构错误
卡普兰( RobertK aplan) 的调查分析表明: 中国人的思维方式是曲线式的, 以英语为母语的人思维方式是直线式的[ 7] 。反映在写作上, 英语语篇强调结构清晰、篇章连贯、逻辑性强、直截了当, 习惯在句首点题, 然后解释背景、原因等。而中国人习惯先阐述原因, 然后再点题。这样便会冲淡写信的真正意图, 令使用英语的人费解。例如学生在写􀀁还盘函􀀁时, 往往不直截了当地指出对方价格偏高, 而是陈述很多原因, 说明其他卖主价格如何低, 然后向对方提出降价要求。这里至少有两点不妥: 第一, 不符合英语习惯, 主题表达不够鲜明。第二, 原因列得过多, 浪费对方的时间。最好的办法是先提出降价要求, 再简述原因, 兼顾双方的情绪。
语篇方面的错误说明学生在语篇写作时常用中文思维。因此, 􀀁只从微观上来找原因, 指出学生用词不恰当、句型不正确等问题不足以解决他们在表达上的症结。我们有必要从宏观上使学生意识到中西思维的不同及其在语言表达上的差异􀀁[7] 18。学生只有意识到这些差异, 才能在实践中自觉避免因文化差异而造成的错误。
4. 违背合作原则
外贸英语函电写作这种书面英语交流属于言语交际的范畴。因此, Grice的合作原则可以指导外贸英语函电写作。笔者在分析学生习作错误中, 发现以下违背合作原则的错误:
第一, 模糊表达的误用清晰是商务函电的写作原则之一, 体现了合作原则中的方式准则。如果在必须使用清楚表达的时候使用了模糊表达, 既容易引起歧义和误解, 又违背合作原则。例如:
The glassware was dispatched yesterday by sea.
这是学生给买方发装运通知时写的一句话, 里面有6处不清楚: 一是数量不清, 多少玻璃器皿被运出没有交代; 二是哪批货没有交代, 未注明是哪个定单、合同或信用证项下的货物; 三是发运货物的时间没交代清楚。yesterday 是不明确的: 从哪天算? 按谁的时间算? 由于东西方有时差, 我们的昨天很可能不是对方的昨天。应当说明具体的装运时间, 如M arch 6, 2006; 四是运输方式不清by sea 只说明海洋运输, 而这一点在签定合同时就已经定下来了, 所以这种说法毫无意义。应当说明载货船只的具体名称和航次号; 五是没有说明具体的装运港。在外贸实践中, 有时在签定合同时没有明确具体的装运港,到了实际装船前必须确定下来并在装船后及时通知买方, 让对方作到心中有数; 六是没有说明预计抵达目的港的时间。卖方在装船后给买方发装船通知时, 要包括预计抵达时间, 以便买方为接货作好准备。上例只能让对方了解到一个信息: 货物已经发运。严重违反了合作原则中的数量准则和方式准则。正确的说法是:
The 500 cartons of glassware under Contract No. xxx w ere dispatched on M arch 6, 2006 by vessel􀀁 Bangchuidao 􀀁 Voyage No. 186 from Da lian Por,tChina to H amburg, Germany, scheduling to arrive at your port April 5, 2006.
当然, 并不是所有的外贸商务函电都要明确、具体。在某些特定的情况下, 模糊表达可能会产生更好的效果。商务英语的模糊表达一般出现在以下场合: ( 1)不想说明详情; ( 2)缺少具体信息; ( 3)自我保护; ( 4)表达礼貌; ( 5)劝导对方[ 8]。显然, 例子中的模糊表达不属于所列的任何一种情况。
第二, 内容不全
学生在撰写发盘函时, 经常出现漏写有效期(实盘)、贸易术语、商品品名和付款条件等情况, 没能做到所需要的详尽程度, 违反了合作原则中的数量准则。在发盘时, 出口商品的品名一定要具体。如规定出口商品是服装( garments) , 这是一个笼统的规定, 在实际发盘时, 一定要说出商品的具体名称和种类。不少学生就直接写成garments, 不具体, 违背了合作原则中的方式准则。学生在还盘时, 也出现还盘内容不全的情况。有时只提到要求降低价格, 但并未说明要降价的具体幅度; 有时在还价时漏掉币别; 有时忘记阐述还盘的原因。这些都违背了合作原则。
5. 违背礼貌原则
礼貌是人类文明的标志, 是人类社会活动的一条重要准绳。作为一种社会活动, 语言活动同样也受到这条准绳的约束。礼貌原则就是在其他条件相同的情况下, 把不礼貌的信念减弱到最低限度􀀁[ 9] 。礼貌是建立良好和谐人际关系的前提, 也是国际贸易活动的重要保证。请比较下面的一组例子:例1. We regret to tell you that we can􀀁 t ship the goods you ordered until next week.
例2. We wish to tell you that we will ship the goods you ordered next week.
这两个句子其实要表达的意义相同。例1运用了表示否定意义的词regret和can􀀁 ,t 强调自己不能做什么, 令对方感到不快, 违背了礼貌原则。例2正好相反, 运用了表示积极和肯定意义的词w ish 和w il,l 强调自己能做什么。尽管都是下周发运货物,却让人容易接受, 因为说话者采取的是积极的态度。因此, 在外贸函电语篇里, 当我们要表示拒绝对方要求或传递令人失望的信息, 出于礼貌, 开头应该尽量使用表示积极意义的词, 避免使用表示否定意义的词。
另外, 可用委婉语气否定对方, 不会使对方尴尬。请比较下面的一组例子:
例3. Y our letter is not clear at all I can􀀁 t understandit W hat do you mean?
例4. If I understand your letter correctly, youmean the b icycles ordered by you should be deliveredin August and partia l shipment is proh ib ited.
例3首先用了表示否定意义的词no t和can􀀁 ,t有失礼貌。其次, 语气欠妥。表达过于直接, 没给对方留面子。例4则比较婉转, 不仅给对方留了面子,而且也显得写信人比较谦虚: 没懂可能是自己没理解清楚, 有效地贯彻了礼貌原则。
当然, 我们在表达礼貌时, 也要有个度。过于礼貌或不礼貌都是不可取的, 要视具体的语篇功能和语境而定。Leech说过: 􀀁 不同场合需要不同种类的礼貌。􀀁[ 10]不同种类的外贸英语函电需要使用不同的礼貌策略。在写还盘函时, 有时要牺牲方式准则,采用各种礼貌策略缓解对方的对立情绪; 在写询盘或回复函时, 对收信的一方意味着可能的利润, 本身就是一种礼貌行为。所以, 此时更多地采用合作原则, 但适度的礼貌也是必须的。学生在习作中所犯的语用错误还有很多, 无论在词汇、语法还是语篇上都会受到汉语的影响。作文不符合英语规范, 归根结底是由于不了解中西思维模式差异。而思维方式的差异, 正是造成语言差异的一个重要原因[ 11] 。
(三) 外贸业务知识方面的错误
外贸英语函电与国际贸易课程密切相关。实务讲授国际贸易的程序、环节、操作规范以及相关的国际惯例, 而函电则是在这些环节与外商沟通的书面形式。在沟通过程中, 不可避免地涉及实务各个方面的知识。如果学生没有或缺少相关的业务知识,就会产生沟通障碍, 影响交易的顺利进行。笔者在教学实践中发现实务知识是学生的薄弱环节。在函电写作过程中, 常常因为缺乏实务知识而出现错误。这些错误经常出现在发盘、还盘、包装、运输、保险和要求修改信用证等函中。现以发盘函和要求修改信用证函为例分析学生的错误。
1. 发盘函中的业务性错误
笔者在讲授发盘函时, 先讲解此类信函的功能、内容和写作原则, 然后进行范文分析和句型练习。要求一名学生作为卖方给买方发实盘, 另一名学生就发盘写还盘函。要求如下:
Se ller: Suppose you are an exporter and you w ant to sell your garm ents to a customer in theU SA. W rite an o ffer to the customer. 􀀁
Buyer: W rite a counter- o ffer accord ing to the o-ffer from the seller.
学生的这类错误主要表现在以下几个方面:
( 1)贸易术语的含义不清
学生在发盘时, 贸易术语选择FOB(装运港船上交货), 但仍然列举保险条款。这与实际业务不符。根据􀀁2000 年国际贸易术语解释通则􀀁, 只有采用C IF和C IP术语时, 卖方才对保险负责。采用其他术语, 保险由买方决定。还有不少学生在发盘时, 贸易术语选择C IF, 但是后边接的是装运港, 如CIFShanghai (注: 卖方在中国)。C 组贸易术语后边接的是目的港或目的地, 卖方要负责货物从装运港或装运地到目的港或目的地的运费。如果接装运港,就不应使用C 组术语。这个错误每届学生都犯, 频率也较高。
( 2)专业术语意义不清
例1. For terms o f paymen t w e o ften adopt CFR N agoya.
例2. Change the terms o f payment from Draft to L /C
例1 说明学生没有弄清什么是term s o f payment 将付款方式与价格术语混同起来。例2是误把draft当成了付款方式, 其实dra ft只是国际贸易支付工具的一种, 而在外贸实践中, 付款方式有信用证、托收和汇付等。买方读了这样的信函, 会感到心里没底。连什么是支付方式都不懂的人怎么能从事外贸业务呢?
( 3)业务程序不清
卖方在发盘中出现这样的话: 􀀁W e w ill open an irrevocable Letter of Credit at sight afterw e receive yourcountersigned contrac.t 􀀁 这个错误暴露出学生对进出口业务程序, 即信用证的运转程序不清楚。在业务实践中, 如买卖双方签定的合同中规定采用信用证的支付方式, 则由买方在规定的时限内向当地的银行申请开立信用证, 而不是由卖方开立信用证。
( 4)包装方式不合常规
出口服装目前最常用的包装方式是先装塑料袋, 再装到纸箱中。而有的学生这样写到: Packing:in gunny bags of 50 p ieces each. 将服装装到麻袋里,既不合常理, 也不雅观。
( 5)计量单位有误
出口服装的计量单位一般为套或件, 因为服装是以个数计量的。而有的学生用长吨作为服装的计量单位, 缺少基本的业务常识。通常象大豆、煤炭和矿石这类大宗货物才以重量计量。
2. 信用证函中的业务性错误前文提到的3个年级的学生在业务上所犯的错误在要求修改信用证函中有比较集中的体现, 而且所犯错误大同小异。例如作业要求学生根据合同条款审核开来的信
用证, 找出错误并给买方去函要求对方修改信用证。习题共设计了五处错误: A 金额的大小写都与合同不符; B 装运港与目的港顺序颠倒; C 提单上的运费表述有误; D 分批和转船被禁止; E 信用证的到期地点在开证行的柜台。
( 1)错误的发现和修改
通过批改学生习作, 笔者发现直接对照合同就能发现的错误很容易被学生找到(如A B ) ; 当涉及实务知识, 对照合同不能直接看出来的错误(如CDE )答对的人数相对较少。现以大连海事大学英语专业2003级学生作业完成情况为例进行统计分析(见表2)。
表2
修改内学生总人数答对人数占总人数
的百分比
A 金额50 50 100
B 港口50 50 100
C 运费50 6 12
D 分批转船50 23 42
E 信用证到期地50 18 36
从表2可以看出, C、D、E 错误较多, 分别只有12%, 42% 和36%的学生答对。C 是有关在提单上显示运费预付还是到付的问题, 与贸易术语有关。
2000年国际贸易术语解释通则􀀁规定, CIF 术语由卖方负责租船定舱, 并支付到目的港的运费。因此,在提单上的运费栏就应注明运费预付, 而不是到付;E 是关于是否允许分批和转船的问题。在业务实践中, 如果合同未规定, 而开来的信用证却规定禁止分批和转船, 如果卖方配不上直达目的港的船只或者不能将全部货物按时备齐装船, 势必造成分批或转船, 导致单据与信用证要求不符, 甚至导致银行的拒付。这种对卖方不利的条款, 卖方应要求买方去开证行修改。E 是有关信用证到期地点的问题。按我国的一般做法, 信用证的有效地应在中国, 而所给信用证规定到期地在国外银行的柜台, 这对卖方十分不利。信用证在国外到期意味着单据必须在规定的时间寄达开证行, 而单据在从国内到国外的邮寄过程中可能出现延误, 给对方拒绝或拖延付款留下了
把柄。所以, 一般情况下, 当卖方收到表明国外到期的信用证时, 应马上要求修改。
2. 多余修改
我们还发现3个年级的学生在修改信用证函中常常因为实务知识不够而提出多余的修改。例如把保险索赔地点由国外改回国内; 把付款银行从开证行改为出口地的银行, 而信用证中并没有作出这样的指定; 将受益人由卖方改为买方; 将汇票的金额由发票金额的100%改为110% 等。
上述业务知识方面的错误都是由于学生国际贸易实务知识不扎实造成的。可见, 扎实的国际贸易实务知识是写好外贸英语函电的必备条件之一。
三、提高外贸英文函电写作质量的建议
从以上的错误分析不难看出, 英语专业学生外贸函电写作错误是多方面的, 产生的原因也各有不同。我们要针对出现的错误, 努力优化课程体系、提高教师素质和改进教学方法。在课程设置方面, 我们可采取国际贸易实务先行的策略。针对学生语用错误比较多的情况, 可考虑在本科基础阶段开设语用学课程和西方文化概论等课程, 以减少语用错误的发生。针对教材内容陈旧、语料不够真实和业务知识介绍部分出错的情况,要组织有业务经验和语言功底很深的教师编写新的教材。对于不懂业务的教师进行业务培训, 如学习实务课程并到外贸公司实地考察一段时间, 再教函电课程。此外, 教师的教学方法仍需改进, 如可采用语言文化差异和中西思维模式差异的的对比分析,引进多媒体教学手段, 校企联合等策略, 全面提高函电教学质量。
英语专业的学生在习作中所犯的语用错误和外贸业务知识方面的错误比较突出。为减少或避免这些错误, 需要教学管理者、函电教材的编写者、广大教师及学生多方的共同努力, 才能达到较好的效果。
本研究仅限于大连海事大学英语专业3个年级的函电样本, 不一定能代表其他高校英语专业学生的实际情况。希望此研究能引发人们对外贸英语函电教学的思考和研究, 以便培养出更多应用型和复合型高层次英语人才。
