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电子公文在高职院校办公室工作中的应用

　　［摘 要］ 电子公文在制作成本与传播方面具有相当大的优越性，但由于种种原因，电子公文在高职院校还没有广泛运用；本文从安全性、规范性、技术等方面分析了产生这种状况的原因，提出了加强软、硬件建设，规范电子公文管理等方面的应对措施。

　　［关键词］ 电子公文；高职院校；优越性；软硬件建设
　　
　　高职院校的办公室在所有的职能部门中，是一个繁杂性、综合性、协调性、功能性很强的综合管理机构，对内起到上传下达、协调关系的作用，同时又起着辅助决策的重要作用［1］；对外则起到合作交流、窗口形象的作用。社会的发展、科技的进步以及高等教育的发展，高校规模迅速扩大和高等教育体制自身改革的需要对高校办公室工作带来了新的机遇和挑战，办公室的各项工作正朝着科学化、智能化、信息化、自动化、网络化的趋势发展；同时随着我国教育科研网建设的启动和高校的校园网的初步建立并与Internet连接，给高校办公室的电子公文的应用提供了一个良好的契机［2］。
　　
　　一、应用电子公文的优越性和必要性
　　
　　电子公文比纸质公文方便快捷、高效智能、环保节能。日常内部公文处理程序包括拟稿、审稿、定稿、签发、印刷、分发、催办、归档等；上级来文则有收文、登记、传阅、催办、归档等；上行文还要亲自送或通过邮寄的方式上达上级部门。

传统意义上的纸质公文的所有程序都要靠手工或腿功来完成，费时费力不说，公文遗失或被盗的情况还时有发生。如一份5 000字左右的纸质公文需要3页A4的纸，印50份需要150页A4纸，用印花费30分钟，两人装订要1个小时，1人分发到45个部门（人）要花费至少1个半小时。上行文坐车送要耗汽油，邮寄要花邮资费，遇到不可抗拒力因素的影响，可能会造成时间上的延误甚至是不可估量的损失等等，而在文件印制过程中诸如油墨、人工、机器损耗还在其外；而一个500人单位每年平均行文100次，每次50份，用纸数以万计，这又不知要砍伐多少树木了。而依托计算机网络技术、电子数据和信息高速公路的电子公文的出现把传统意义上的纸质公文从“刀耕火种”的方式中解脱出来了，它不需人工一份份去印、一张张对齐折叠装订、一个个部门跑送，上行文也可省去了车马劳顿之苦，它只需一台电脑、一根网线、一个工作人员3分钟之内就可以完成上述50份电子公文同时送达的任务，速度快，不需一张白纸。节省了大量的人力不说，也省却了油墨、汽油、邮资费等费用。同时，电子公文比纸质公文携带安全方便，保存起来所占空间要小，保存时间也要长；相对纸质公文而言，它可复制可备份，搜索查阅使用起来比纸质公文便利得多，单位的领导即使远在国外，借助互联网，可以和同事在同一时间签阅同一份电子公文。而且，电子公文受外界不可抗拒力影响相对来也要小一些。一场冰雹可以使纸质公文送达时间延误2天，一场大火可以使一个档案馆几千年纸质公文资料化为灰烬，而2006年12月26日台湾南部海域发生7.2级地震虽造成多条国际海底通信光缆发生中断，但对网络传输并未造成太大影响。
　　当然，正如任何事物都不可能十全十美一样，电子公文作为一个新生的事物，它也有其不足之处，比如标准化、“网络安全”隐患，电子公文处理的软件开发使用、继电配备技术问题，观念问题等等。然而，电子公文的出现是信息时代的产物，它的使用和普及也将是时代和社会发展的需求。
　　
　　二、电子公文在职业院校办公室的应用中存在的问题及原因
　　
　　(一)观念上的问题
　　一方面部分学校领导干部对电子公文应用的重视不够，认为公文处理电子化就是用电脑打印文件，而没有上升到无纸办公自动化的高度；而有相当一部分教职工习惯纸质公文，缺乏对电子公文的认同感和安全感，甚至出现了在一个单位内部各部门使用电子公文处理系统的状况存在较大差异，有些部门甚至没有纸质公文无法办公。另一方面存在电子公文“缓一缓”思想的高职院校不在少数。实现公文电子化要投入相当一笔资金经费先实现校园网络化，当前我国相当一部分高职院校经费都有困难，因此其内部网络化建设的水平滞后。
　　
　　(二)技术问题最关键
　　1.硬件的配置不能满足电子公文处理系统的要求。
　　2.软件设计存在功能和安全、操作便利上的缺陷。
　　3.人员的技术水平不到位。
　　
　　（三）安全问题不容忽视
　　电子公文的安全问题来自于内外两个方面。一方面是来自于内部的管理不善，导致电子公文数据被非法编辑、复制、传播、丢失等。二是由于系统的网络信息安全问题导致信息在传输过程中出错、丢失或者被窃听利用等。
　　
　　（四）规范化问题
　　由于目前没有一套公认为标准的电子公文处理系统，使得电子公文处理系统参差不齐，这就造成了有多个电子公文系统并存的现状。由于学校在技术力量、资金投入等方面不一，客观上造成了该系统在设计功能、使用方便、后期维护等方面，存在较大差异。
　　
　　(五)标准化问题
　　电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，完成从公文的草拟、审核、批示、传阅以及来文登记、承办、归档等一系列综合性的公文流转全程管理应用系统［3］。标准化是电子公文的客观要求。电子公文处理系统的开发者往往并不是该系统的使用者，开发人员虽具有丰富的电脑软硬件知识，而对公文方面的知识比较欠缺。使用人员对纸质公文的使用比较熟悉，通常会要求开发人员按照普通公文的处理方式来设计电子公文处理系统。开发人员和使用人员之间的这种矛盾，客观上造成电子公文应用的标准化程度较低。

　　三、解决问题的途径
　　
　　（一）加大投入力度，加强培训，提高网络化水平
　　电子公文处理系统是一个高度自动化、高度集成化的信息管理系统，它的使用涉及到校园网络环境，工作人员公文业务能力、电脑操作技能等。只有在资金支持、人员安排与培训、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，才能尽快在实现办公室信息工作网络化的基础上，从根本上实现公文电子化、办公无纸化。
　　
　　(二)加强软硬件建设，解决各种技术问题
　　1.首先是硬件的配置要能跟上，购买的电脑其硬件设备要能满足电子公文应用软件系统运行的要求；设计或购买及使用具有自身特色、适合自身需要的软件。一定要保证电子公文处理系统的完整性，该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，而且公文办理过程所产生的相关信息，应该符合档案管理的要求［4］。
　　2.保证签传过程的网络化。电子公文处理要求无纸化办公，因此电子公文处理的整个流程应当高度网络化。某一环节不能网络化，就会导致电子公文处理过程的受阻，就不能实现真正意义上的无纸化办公。电子公文处理的软硬件环境和人员素质必须符合网络化的要求。
　　3.保证电子数据的安全性。在电子公文的传输、签阅、保存等过程中，安全性是保证电子公文正常运转的前提。尽量采用动态密码技术和实物密码技术来建立用户认证体系，建立规范的传输交换标准，解决不同单位之间的电子公文数据传输交换［5］。
　　
　　（三）保证电子公文的安全性
　　1.针对内部的管理不善，导致电子公文数据被非法编辑、复制、传播、丢失等。我们可以通过严格管理、严格执行权限操作制度、全程操作日志记录等办法来解决。
　　2.为保证电子公文系统的安全，首先在设计或购买电子公文处理系统时，要把安全问题放在首位，该系统要有足够的健壮性。其次要采取多种网络安全措施，建立电子公文流传体系的安全防范机制，保证信息在传输过程中不会出错、丢失或者被窃听，保证信息的机密性、完整性、一致性和不可否认性，及时化解网络风险，确保电子公文系统的安全［5］。
　　
　　(四)加强对电子公文的管理
　　电子公文和纸质公文具有同样的权威性和法律性，然而电子公文的生成、传输、归档等过程却和纸质公文有很大的不同。电子公文处理的各个环节，涉及所有参与电子公文处理的部门和人员。不同岗位人员所处的层次不同，对电子公文的要求和权限也不同；电子公文归档、保管、利用的流程和要求也存在很大差异。由于对电子公文这些特点认识不足，造成了对电子公文的管理不到位。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括网络软硬件管理人员对电子公文的管理，也包括电子公文使用人员对电子公文的管理；既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，是一个操作流程的规范化管理。只要有某一个环节管理不到位，就有可能出现电子公文的安全、时效和流转混乱等问题，势必影响全局的工作秩序。领导一定要重视电子公文的行政管理，安排责任心强、公文处理经验丰富和电脑操作技能好的人员，确保电子公文处理系统正常高效运转。同时，还应做好电子公文处理系统异常的预案机制。
　　
　　（五）搞好电子公文处理的规范化和标准化
　　标准化是资源共享、协同工作的前提。电子公文格式规范是跨平台、跨部门电子公文交换的基础。2003年，国家档案局出台了《电子公文归档管理暂行办法》，上海、深圳等地已经颁布了有关电子公文交换的地方标准。实现电子公文在高职院校办公室工作中的应用，当然要有标准化的电子公文。公文具有权威性、规范性，我们在制作纸质公文时，必须符合公文法定的体式，这方面国家已有明确的规定。时代不同，公文的称谓和分类也就不同。现代社会经济发达，社会事物日趋繁杂，公文分类也日趋细密。随着信息时代的到来，
　　有可能产生新的公文文种［6］。虽然电子公文和纸质公文有很大的不同，但其功能是一样的。因此电子公文应当尽可能地利用纸质公文的规范。这里所说的规范，并不是指我们最后见到的电子公文的具体视觉“纸面形式”，而是电子公文的数据信息规范。这就要求我们在设计电子公文处理系统时，尽可能地利用纸质公文的规范。同时，在电子公文处理过程中，一定要操作规范。
　　总之，电子公文在高职院校办公室工作中的应用现状还不尽如人意，还存在着许多尚需解决的问题。随着现代电子信息技术的发展，电子公文在各部门应用的比重将越来越大，只要我们高度重视电子公文的作用，在现实中不断解决存在的问题，就一定能使电子公文发挥重要作用。
　　
　　［参考文献］
　　［1］ 胡求光，邵红艳.论高校办公室工作的协同与整合［J］，宁波大学学报（教育科学版），2003，（5）：76-79.
　　［2］ 米 密,程新康.论高校办公室管理的现代化建设［J］，渝州大学学报(社会科学版),2001,(3)：64-66.
　　［3］ 杨 俭.公文应用实现模式浅探［J］.信息化建设,2004年，(6)：19-20.
　　［4］ 任改莲.电子公文现状浅析，语文学刊(高教版)［J］,2005年.(1)：54-56.
　　［5］ 官盱玲.电子公文应用的不安全因素及对策［J］，江西行政学院学报,2004,(4)：84-87.
　　［6］ 肖 明.浅议电子公文［J］.厦门教育学院学报,2003,(1)：22-24.