高职文秘综合实习评价初探
【摘要】文秘综合实习评价是文秘实习有效进行不可缺少的环节,该文按照实习阶段分期,根据文秘人员培养目标选取观测点、确定评价指标,采用定性评估与定量评估结合的方式提出了一个文秘综合实习评价体系方案。该评价体系不仅可以促使学生明确实习方向,而且可以实现实习质量的监控。
【关键词】文秘专业 综合实习 评价体系 方案
高职文秘综合实习是学生就业上岗的前奏, 通过实习、接触社会,使学生受到深刻的专业思想教育,同时将所学的文秘基础理论、基本知识和基本技能,综合运用于社会实践,对确保学生的培养规格方面具有特殊的功能,它确实是文秘专业实践教学体系中极其重要和不可替代的环节。由于开放式的校外实习方式,也便带来了很难对学生的实习成绩做出客观、公正和有效评价的问题。如何走出实习成绩难以评定的困境,我认为应在实习的不同阶段围绕文秘人员培养的目标、针对阶段特点做好必要的评估,建立科学、完善的评价体系。体系中每一个环节的评价不仅可以科学、公正地评价实习生的实习效果,而且又能起到引导实习生明确实习方向、实现实习质量的监控的作用。
1 实习前期实习评价体系的制订
这一阶段的评价旨在检测学生对专业知识及专业技能的掌握程度,更重要的是通过各种检测找出学生的专业差距,努力弥补文秘专业知识储备的不足,进一步巩固专业知识,为实习作好知识和心理准备。
(1)划分检测模块,确定检测指标。文秘学生综合实习的内容具有不确定性,很难预见实习的具体内容,相应的要制订出有直接针对性的检测项目难度也就比较大。为了提高实习前学生对文秘专业知识和技能检测的针对性和有效性,可以从秘书职业素养、工作实务、职业技能出发可确定出专业知识、写作技能和办公软件操作技能三大模块,以模块的形式确定出检测的指标内容。
从秘书知识体系来看,文秘工作的综合性要求文秘人员具有较宽广的知识面,既要具备秘书业务知识,熟悉秘书的工作职能和工作要求,还要具备所在行业、系统的专业知识,具备现代管理知识和相关的法律法规知识,具备系统的财税知识和金融知识以及社会学和心理学等知识。这样庞杂的知识构成,要在实习前这么短的时间内进行检测是不可能的,但我们可以针对秘书实习的特点,选取职业素养、秘书工作实务、职业技能作为观测点。为了便于检测,可把职业素养、秘书工作实务的相关知识划归为一个模块,即文秘专业知识模块。职业技能这一观测点对学生的要求,从目前社会对文秘人员的能力需要来看,要求学生具备较强的文案写作功底、现代办公设备的操作能力、社交能力等。从检测的可操作性出发,可以将重点放在前两项专业技能的考查上,社交能力的相关要求则可放在学生的实习——真实的情景中来考查。那么就可确定出文秘写作技能和办公设备操作技能两个模块。
从具体的检测内容看,专业知识模块的内容可以涉及秘书的职业道德修养、秘书礼仪规范、事务处理、会议组织、调查研究、信访接待、文书制作与处理、管理等方面的相关知识,并将这些内容做为专业知识模块检测的部分。文秘写作技能模块就直接考核学生拟写应用文的能力,文种可确定为常用公文和常用管理文书,具体可把通告、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要;计划、总结、申请书、讲话稿、简报、会议记录、调查报告等作为重点考查文种。办公设备操作技能模块可选取办公软件操这一观测点,主要考察计算机系统的基本操作与使用、文字信息处理、图形图像处、因特网操作等几个方面。具体指标是考核文字的输入、版面的编排、表格制作、表格数据处理、图形图像的编辑处理、浏览器操作、收发电子邮件等。
(2)确定检测方式、方法。为了能在短期内有效地做出检测,可采用闭卷考试和实际操作两种方式进行检测。专业知识模块和文秘写作技能模块采用闭卷考试,办公软件操作技能采用实际操作的方式检测。专业知识模块考试卷按内容分为八个部分,每个部分的题型可有所侧重。比如职业道德修养可采用选择题、判断题考核;会议组织则可采用问答题、案例分析题等题型;文秘写作技能模块可选用改错题、应用文评述题和情景写作三种题型。试卷可制成试题库的形式,考试时随机抽取。办公软件操作技能这一模块可将考核内容先告知学生,让他们利用课余时间制作word文档和excel文档各一份,所交文档作为测评的一个依据。要求学生在文档中充分展现自己所掌握的计算机的基本操作、文字信息处理、图形图像处理等相关的计算机知识。指导教师则根据学生所做的文档任选内容让学生现场操作,进行直接测试,以此检测学生的计算机基本操作与使用、文字信息处理、图形图像处、因特网操作等方面的实际操作能力。
(3)评价项目标准及实习前期成绩的评定。专业知识模块和文秘写作技能模块因采用闭卷考试检测,相应的评价项目标准和指标达成等级也就体现为试卷的评分标准。办公软件操作技能模块的检测采用实际操作的方式,也应该拿出一个相对合理、公正的评价方案。具体的评价标准可参考国家职业技能鉴定中计算机操作员技能标准,从文字录入速度、版面编排效果、表格制作质量、图形处理操作、网上信息处理、电子邮件的接收与发送等方面制定等级作出相应的评价标准。分值可采用4︰3︰1︰2的比例,评价的等级可按分值又再做等级划。
在以上测评的过程中对三个模块的检测就有三个量化考核结果,实习前综合成绩就是对这三个数据进行统计。专业知识模块、文秘写作技能模块和办公软件操作技能模块的成绩构成了实习前综合成绩,它们的比例可按4︰3︰3来定。
2 实习中期实习评价体系的制订
实习中期的实习评价就只能针对学生在实习单位的表现,但这里存在很多困难:在开放式的实习中学生实习的真实情况难以掌握,实习单位的领导和带队教师对实习生的评价主观性、随意性太强。仅靠实习单位的定性评价和实习生的口头汇报来评定成绩,就缺乏公正性和可操作性,因此我们采用定性和定量评估结合,以定量评估为主的方式进行评价。
(1)评估方法及实习中期成绩的评定。在开放式的文秘实习中,实习生完全独立地进入社会,进入到真实而非仿真的秘书环境,要运用自己掌握的知识、具备的技能面对和处理所有事务和一切有可能出现的情况。这样我们就不能不考虑实习生这一行为主体对自己所做工作的评价,因此这一过程的评价人就应包括实习生本人。相应的实习中期成绩的评定比例可定为:实习生占40%,实习单位带队教师占60%。
(2)定量的评估方式。文秘综合实习大多采用分散实习的方式,各个实习单位评价标准不一、鉴定空泛,评定成绩也就很难保证公平、公正。因此做一个合理、量化的评估表就显得很重要。量化的评估表的各项指标应该密切结合学生的文秘实际岗位工作来定,但实习生的实习工作安排有着不确定性,因此只能从秘书工作实务,秘书人员的素养和职业要求等方面来拟订出一个量化的表格,作出相较可行、公正的评价。借鉴黄建湘老师的文秘专业实习管理模式,以业务工作和思想素质作为观测点来评判比较合理。业务工作这块考虑以日常事务和本部门业务作为评估指标的同时,也应该考虑实习生在实习单位的突出表现。思想素质方面则把工作态度、敬业精神、遵守纪律情况和团队精神的具备作为评估指标。实际上除了业务工作和思想素质这两块适于让实习单位评价外,对实习生能力方面的评价实习单位也很有发言权。从工作实际出发,实习单位对实习生在实习期间的写作能力、口头表达能力、听知能力、应变能力、社会活动能力、办公设备使能力这几个方面的工作能力可以作出较为权威的判断。评价的业务工作、思想素质和工作能力三个观测点可作为评估表的一级指标,比例可定为3.5︰3.5︰3。各个观测点的考查内容和要求又可作为二级指标,具体分值可参看图表1;指标达成的分值可以划分为优、良、中、差四个等级,为了便于计分再把分值列出,分值比例为优等占90%,良等占75%,中等占60%,差等占45%。
使用量化表格的评价具有了统一性和可操作性,表格的量化结果基本能够反映实习生的实习情况。但就实际情况而言,实习单位可能会因为各种原因而让分值偏高或偏低,因此我们在评价时也应考虑实习生本人对自己作出的评估。那么我们可让实习单位和实习生共用这个量化表。
(2)定性的评估方式。在各种实习中, 实习单位的实习鉴定仍然是实习评价主要参考依据。秘书这一角色也要求我们在考查学生实习效果的时候不得不考虑实习单位领导对实习生的评价。另一方面,我们也应充分考虑和尊重实习生这一行为主体,要求实习生每天写工作日志,记录下他们在实习单位的工作表现、工作实绩等方面的情况。但用定性评估来确定实习生实习成绩就显得缺乏可操作性,虽然也可采用等级评定,列出优、良、中、差等级,但由于文秘实习生大多采用分散实习的方式,各个单位标准、情况不一,评定出来的成绩也就很难保证公平、公正。因此这一部分的定性评价可只作为实习生实习中期成绩的重要参考,根据实际情况平衡学生成绩。
3 实习后期实习评价体系的制订
相较于检测性的前期成绩评定和无法切实把握的中期成绩评定,后期的实习评价工作就显得很重要。这一阶段,我们可以针对实习生本人作出的工作总结以及相应的实际能力进行评价。
对于文秘专业的综合实习来说,实习前期成绩评价重在检测学生文秘专业知识储备的不足之处;实习中期要对实习情况得出比较客观、公正的评定;实习后期则是就学生在这一次实践活动中对专业知识的深刻理解、工作能力的培养和提高等方面作出评价。因此实习后期就应该安排学生对自己切身的文秘实践活动作出理性的分析、总结和评价。实习后期的成绩也就自然要围绕实习生的总结报告来评定。鉴于文秘专业特点,我们对学生后期实习成绩的观测点可从以下几个方面考虑:实习生的实习日志、实习总结、实习论文(或调查报告)和实习经验交流会。
实习日志要求学生每天都写,实习过程中实习日志就已形成。在实习中期作为一个实习成绩评价的参考,主要是从实习日志所记录的实习工作内容考虑的;在实习后期的评价中,则从写作本身对之进行评价。因此实习日志评价的指标可考虑为写作态度,写作效果等。
实习写作实践的考查除了实习日志外,实习总结和实习论文也可包含在内。学生通过在秘书岗位的实习,切实地体会了秘书这一角色的内涵,亲自实践了秘书的工作,在这样深刻的体会中,他们可以掌握到新鲜、真实、丰富的第一手材料。为了进一步巩固实习成果,可要求学生收集整理这些材料、在分析综合的基础上总结出文秘工作的经验和教训,找出差距和不足。对实习总结的评价可考虑实习生能不能把在实习中的体会和感悟上升到理论的高度,得出有一定理论深度的结论。
在实习日志和实习总结写作的基础上,让实习进一步锻炼自己的写作能力,要求他们写一篇小论文或者调查报告。对自己的文秘专业实践做进一步理性的思考,选取一个恰当的角度来撰写论文。看实习生是否能够深入文秘实践,运用翔实的材料进行综合分析,论证自己的观点。
为了强化实习效果,进一步锻炼学生的文秘专业能力,对实习生的实习成绩作出更为客观公正的评价,可举办实习经验交流会。实习经验交流会的主题就是文秘专业实习中的体会,包括了实习中的经验和教训。而会上的同学的发言,以及发言的质量就作为评价的指标。发言质量则可从口头表达综合能力,以及具体的发言内容的条理性、分析问题的逻辑性、选用事例的真实性、典型性等方面进行评价。此外,在经验交流会上还要求每位学生都作好会议记录,会议记录的质量也作为实习后期成绩评价的一个指标。实习生的实习日志、实习总结、实习论文(或调查报告)和实习经验交流会这几个评价内容的分值比例可定为2︰2︰2︰4,具体的评价可参见表2。
实习生最后的实习成绩就由三个阶段的成绩组成,比例可定为实习前25%,实习中40%,实习后35%。实践证明如果学生在秘书岗位实践过程中缺乏老师的严格管理,那么很多学生会渐渐地松懈下来,最后的自我评价往往也会敷衍了事。因此以上三个环节的各种实习评价标准不仅可以促使学生主动积极地参加实习,而且可以作为实习质量监控的措施,从一定程度上保证学生的实习质量。
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