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日期: 2009-1-11 11:45:29　浏览: 9　来源: 学海网收集整理　作者: 赵元章

[关键词]高等职业院校  资料室  领导体制

 

    有关统计表明，我国绝大多数的高职院校都设有系所资料室，其经费投入在高职院校文献资料费用中占有相当大的比重，因此，对系所资料室的管理不容忽视。然而，由于目前管理体制的不合理，造成系所资料室的效用非常低，与教学、科研的要求极不适应。所以，切实加强对高职院校系所资料室的管理是十分必要的。本文拟就高职院校系所资料室的管理体制问题谈谈自己的看法。

曾被我国高职院校采用过的系所资料室的管理体制，大体上有5种：系所负责式的管理体制、代管式的管理体制、并列馆式的管理体制、分馆式的管理体制和双重领导式的管理体制，它们在不同的历史时期或特定的情况下，都曾对我国高职院校的教学和科研工作发挥过一定的作用。因此，一概地肯定或否定哪种管理体制，都是不客观、不全面的。在认真分析、综合比较之后，我们就可以找到比较符合我国文献情报事业发展所需的管理体制。

 

    一、系所负责式的管理体制

所谓系所负责式，是学校对系所资料室不加管理，任其发展的一种“管理”体制。各资料室自行其是，互不通信息。这种管理体制的优势在于：系所资料室能有针对性地开展工作，能根据本单位教学或科研的需要进行文献采集与建设、形成自己的藏书特色，系所领导有更多的主动权；学校也省去了对系所资料室的管理，减轻了领导的负担。它的缺点是： (1)系所资料室各自为政，采购文献资料时，不问学校其他文献部门的收藏情况，难免出现错购、重购或漏购的现象；(2)由于缺乏对系所资料室的管理，资料员的素质，尤其是图书馆业务素质普遍较差，很难适应现代文献工作的要求；(3)制度不健全，手续不完备，漏洞较多；(4)文献资料的管理不正规，更谈不上工作的科学化和标准化；(5)文献资料多头化、多体系，不便于实现全校文献资源的布局和共享，整体效用差。当然，有不少系所领导愿意办好自己的资料室，事实上有的办得也很出色。但是，从文献资源布局、共建共享和整体效用的角度来看，它是一种不可取的体制。

 

    二、代管式的管理体制

这是一种学校委托教务处或科研处，在管理教学和科研的同时管理系所资料室，教务处或科研处管理资料室的经费和业务，其人事和行政由系所管理的管理体制。教务处或科研处管理系所资料室有它的优势：教务处或科研处掌握着全校的教学、科研和仪器设备等一大笔资金，一般说来系所资料室有较充足的经费保证；还有，教务处是学校的职能部门，它对系所有一定的号召力，因而它管理系所资料室比较得力；另外，也便于资料室工作同教学和科研结合。然而，这种体制也存在不足：(1)教务处或科研处的本职任务是管理教学和科研，不可能有太多的时间和精力去管理系所资料室；(2)由于教务处或科研处是以教学、科研管理为本职任务，也就不可能去学习文献情报工作的基本理论、业务技能和科学方法，因而不懂得文献资料工作的特点和规律，也就无法管理好资料室；(3)全校的文献资源无法纳入一个系统，形成文献情报中心，无法避免重复和浪费。所以，尽管这种管理体制比起无人管理的系所负责式的体制来说是有所进步，但仍不可取。

 

    三、并列馆式的管理体制

    这种体制是各系所都不设资料室，学校集中设立文、理两个资料室，或一个综合性的资料室，资料室是教务处或科研处的下属部门，资料室的人员、藏书都有相当规模，可以同校图书馆分庭抗礼，相当于学校的第二图书馆，因此叫并列馆式的管理体制。这种体制同代管式有基本相同的优点和不足，不同的是它比起代管式相对节约了人力、馆舍和经费，减少

 了各资料室间的重复。

 

    四、分馆式的管理体制

这种体制是图书馆在系所设立相应的专业分馆取代系所资料室，有的一系所一个分馆，也有的在几个专业相近的系所建一个分馆。它的优点是：图书馆能更有效地统管全校的文献资料工作，实现全校的文献资源合理布局，便于共建和共享，图书馆成了全校文献资料的中心。其不足是：(1)对于系所分布分散的学校，势必造成图书馆体系的庞杂，不便管理，尤其是行政管理；(2)脱离了系所领导的参与、配合与支持，失去了很大一股外部的办馆力量，不利于提高图书馆的社会地位。笔者认为，这种管理体制也是不可取的。

 

   

    这是一种由图书馆领导系所资料室的业务工作，而在行政和人事上由系所领导，也就是图书馆和系所共同管理和领导系所资料室的管理体制。双重领导式的管理体制的优点是：(1)文献资料工作发展的趋势是大范围的统一和联网。《普通高等学校图书馆工作规程》规定，高等学校图书馆是学校的文献情报中心，图书馆要统筹、协调全校的文献情报工作。这种体制，不但符合《规程》的要求，也符合文献资料工作的发展要求；(2)图书馆通过对系所资料室的业务管理，将全校的文献资料进行统筹和协调，将图书馆和各系所资料室更紧密地联系起来，统一领导、统一分工、相互协作，从而形成脉络贯通的、以图书馆为中心的文献资料体系。体系内的各文献部门共同分担文献负荷量和共同满足读者的阅读需要；(3)有利于提高系所资料员的业务素质。图书馆将系所资料员纳入图书馆工作人员的培训计划，对新任资料员进行上岗前的培训，定期对资料员进行辅导和业务技术考核，给他们提供各种学习与提高的机会；(4)有利于提高系所资料室的管理水平。图书馆可以通过对系所资料室进行业务工作指导、检查、监督和考评，帮助系所资料室建立起诸如阅览制度、赔偿制度、书库管理制度和资料员的岗位责任制等一系列规章制度，实施从采购、验收、登记、分编、加工、人库、(向图书馆)备案，到签字报销等一整套完备的手续。还可以不断革新管理方法，组织系所资料室之间的评比活动，激发和调动系所领导、资料员的积极性和进取精神，进而促进工作水平的提高； (5)能充分发挥系所领导、资料员及读者的办馆积极性，提高参与意识，更多地吸收办馆的外部力量，为文献工作的顺利开展创造一个良好的环境。正因为这种体制有诸多优点，所以目前采用这种管理体制的学校较多。

    然而，双重领导式的管理体制也并不是十全十美、绝对科学的，它本身还存在着缺点，有待于在发展的过程中不断的完善。它的缺点有：(1)实行双重领导式，比起代管式和并列馆式来，经费会紧缺得多。因为图书馆经费紧张的矛盾已十分突出，不可能有那么多的资金用于资料室，号召力也不如教务处那么强；(2)还没有科学的工作制度和成熟的管理方法；(3)系所资料室和图书馆的职能怎样划分，藏书范围怎样确定，图书馆同系所怎样配合和协调等等都有待于进一步探讨。

    为了保证双重领导制的健康发展，我们应注意做到以下几点：(1)学校领导要提高文献资料意识，把图书馆真正摆在文献情报中心的位置，注意发挥图书馆的中枢作用，使之更好地统筹、协调全校的文献资料工作，并在人力、物力和财力上保证这种体制的实施；(2)图书馆和系所资料室都是为教师和科研人员服务的，图书馆工作者要转变观念，树立全校一盘棋的思想，要顺应文献信息工作发展的趋势，把管理系所资料室当作图书馆义不容辞的责任；(3)图书馆要加强对系所资料室的管理，制定系所资料室管理条例，把系所资料室管理纳入制度化的轨道； (4)要有一名馆长分管系所资料室工作，规模大的学校也可以成立相应的管理机构。藏书规模大的系所资料室要配备专职资料员，规模小的也应有专人负责；(5)图书馆要会同系所定期研究资料室的工作，及时解决业务工作中出现的问题。在对系所资料室的管理中，也应采用科学的方法和现代化的技术手段，用突出的成绩显示这种管理体制的优越性； (6)要明确图书馆和系所资料室采购和保藏文献的范围。笔者认为，在书刊采购上，凡公开出版的书刊都应由图书馆采集，经分类、编目加工后，再把适合资料室收藏的书刊分配给相应的资料室，而内部出版物则由系所资料室收集。在保藏上，图书馆应保藏适应面较广的书刊，反映在藏书结构上为多学科性，而资料室则应收藏与本系所教学和科研有关的、比较专深的书刊，即专业性比较强的书刊。

 

[参考文献]

[1]教育部．普通高校图书馆工作规程(修订)． 2002．

[2]杜也力．高校资料室发展方向[川．晋图学刊，2002，(3)．

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