浅谈存货的管理
摘要：存货是指企业在生产过程中为销售或耗用而储备的各种有形资产。存货既是资产负债表中流动资产的一个重要项目，也是损益表中销售收入和销售成本的来源。因此，对存货收入、发出、结存的确认，计量、记录和报告是否正确，都直接或者间接的关系到企业财务状况和经营成果是否正确，进而还会影响所得税、收益分配和对企业管理当局的业绩评价等各个方面。本文通过对存货管理内涵、目标及意义的阐述，找出存货管理中存在的一些问题及原因，进而提出解决问题的方案。
关键词： 存货 存货管理 存货管理目标 问题 改进方法
对于一般的企业（尤其是制造业、商业等）来说，持有一定数量的存货是十分必要的。一方面，一定数量的存货有利于保障企业生产经营的顺利进行；另一方面，可以使企业的生产与销售具有较大的机动性，适应市场不规则的突然变化，以免失去商机。因此，企业必须认识到存货管理的重要性，并有效的进行存货管理。使存货达到合理化、最佳化！
存货是指企业在生产经营过程中为了生产或者销售而储备的物资。具体而言，为生产而储备的存货主要包括企业的库存原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等，为销售而储备的存货主要包括库存商品、产成品等。它是反映企业流动资金运作情况的晴雨表，往往成为少数人用来调节利润、偷逃国家税费基金的调节器。
存货管理就是对企业的存货进行管理，主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析，最后进行有效控制，达到存货管理的最终目的提高经济效益。存货的管理包括对库存物资的购、收、存、发等环节的管理。每一环节在存货管理中都起着非常重要的作用，因此必须规划管理好每一环节。
企业置留存货的原因一方面是为了保证生产或销售的经营需要，另一方面是出自价格的考虑，零购物资的价格往往较高，而整批购买在价格上有优惠。但是，过多地存货要占用较多资金，并且会增加包括仓储费、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支，使企业付出较多的持有成本。
因此，进行存货管理目标就是要在充分发挥存货作用的前提下，不断降低存货成本，以最低的存货成本保障企业生产经营的顺利进行，即尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡，达到两者的最佳结合，这就是存货管理的目标。
当前企业存货管理存在的问题、原因及改进办法
一、存货的采购计划（存货采购环节中的薄弱环节）
存在问题：存货采购频繁，在申购环节上，一般由使用者提出，报经批准后，交采购员采购。操作程序上，却不是根据实际需要来申报采购计划，而是觉得原材料不够就去买一批回来放着，至于这一批采购多少，是凭感觉办的，有的存货在需要时如发现没有，才马上通知采购去买，在买回之后再补填申购单报批，在这种存货申购条件下，经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请，因而也就没有恰当的采购计划。
存货流动较快，尤其是原材料，不仅要考虑经营的需要和经济库存量，还要涉及保质期。如果库存量过少，则不能满足经营的需要，如果库存量过多，则不仅使仓库和资金占用增加，而且还可能因放置时间过长，造成原材料的浪费。
改进方法：制定严格的存货申购制度，由物资使用部门和仓库保管员共同提出申购计划，报公司负责人批准执行，对使用频繁，需长期保持一定库存量的存货，如一些一次性用品、低耗品等，应当结合存货的性质和每日使用量，制定一个合理申购计划。
另外计划员要有较高的业务素质，对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解，掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况，进而做出科学合理的存货采购计划。
二、存货的采购
存在问题：企业内部控制制度不健全。
一些企业采购材料环节，往往由一个人完成。物资采购很大部分业主是自由经商的个体业主，售价变化频繁。采购入库价格，一般只能以采购员口说为凭，使采购工作无章可依，会提供暗箱操作的温床，增加了营私舞弊的可能性。
改进方法：企业应当制订合适的措施来避免采购员任意虚报价格。加强存货采购管理，合理运作采购资金，控制采购成本。
（一）是采取双人采购，双人验收，双人签字，相互制约；
（二）是建立信息网络，由成本员、使用单位负责人、保管员定期在市场采购进行市场调查，把市场价格输入微机，作为领导签字报销的依据，从而达到监督、控制的目的。
要规范采购行为，本着节约的原则，采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控；收集各种信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优；同时对大宗原燃材料、大型备品备件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。
这样，既确保了生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速了资金周转、提高了资金的使用效率。
三、存货的验收
存在问题：存货的验收是存货入库前的重要环节，一些企业对存货的验收警惕性不高，对一些特殊存货的质量问题疏忽，给企业造成损失。而且验收人往往和采购人员是同一个人，容易增加营私舞弊的可能性。
改进方法：建立健全采购存货的质量验收制度。企业所订购的货物到达是由保管员进行验收保管，有一些原材料，质量要求高，入库验收时，验货人不仅要检验数量，更重要的是要把质量关，制定清楚明晰、操作性强的质量标准，必要时，负责人可以对大宗存货实行抽查，检查质量控制制度的贯彻执行情况。对不合规定的存货应当追究有关人员责任。
根据订货单和供货方发货单验收合格的货物进库后，仓库验收员必须及时填制“收货单”并分别传给采购员和财务部。
四、存货的保管
存在问题：管理不到位
（一）存在问题：生产现场的存货，当天使用后，一般都有剩余的存货。在日常的生产经营中，当天剩余的存货由于存放在各生产点，往往忽视管理，给企业经济带来损失。另一些有保质期的存货，无专人管理，如不注意，时间过长就会变质，造成损失。
改进方法：应加强生产现场的存货管理，制定严格的生产现场存货管理制度，落实专人管理，尤其是对有保质期的存货的管理，要确保现场存货的保质、完整和不流失，做好生产现场存货的使用、保管、检查、监督和管理工作。
（二）存在问题：一些原材料，由库房办理收料、发料手续，在各经营点直接消耗，到月末结算时，经营点一般都会有剩余物资，如果忽视了这部分物资管理而形成一部分账外物资，就会造成物资流失，给企业带来损失。
按照会计核算的要求，每期核算，要如实反映生产经营的消耗，不能以领带耗，盘存不能流于形式。
改进方法：应当制定严格的存货盘存制度，由成本核算员、保管员、部门经理组成盘存小组，对各经营点、库房按月进行盘点，按实计耗，该计量的一定要过秤，盘存后经三方签字，会计核算才能认可。
此外，存货的保管还要建立库存存货质量管理制度。库存存货质量的管理包括两个方面：一个是存货的残损变质，另一个是存货的积压呆滞。无论属于那一种情况，都必须结合存货的盘点，及时发现并采取措施处理，以保证存货质量的良好，减少发生的损失，并保证会计存货核算资料的真实可靠。
五、存货的储存
（一）存在问题：材料的领用没人管，材料被盗或被工人私自领用会没人知道，造成企业的损失。
改进方法：落实保管责任制度。通过设置专职仓库保管人员，明确其职权范围，落实存货保管的经济责任。
另健全实地盘点制度。将定期盘点与不定期盘点相结合，防止并及时揭示出现差错或舞弊行为，保证帐实相符。清查盘点前，要做好核对帐目、整理商品、检查度量衡器和清查人员的组织等准备工作；清查盘点时，既要查清数量，又要检查质量，将积压呆滞、残损变质、质次价高以及存量过大、储存时间过长等不良问题查清，并防止错盘、重盘、漏盘。根据盘点结果如实填写“存货盘点报告单”。对积压呆滞、残损变质、质次价高以及存量过大、储存时间过长等存在问题的存货清查报告，可单独完成。
（二）存在问题：非正常存货储备量挤占了正常的存货储备量
为控制流动资金占用额，在日常存货管理中尽量降低库存占用量，减少进货量，从而影响了正常生产经营所需要的合理存货储备量。
改进方法：采用ABC控制法，降低存货库存量，加速资金周转。
对存货的日常管理，根据存货的重要程度，将其分为ABC三种类型。Ａ类存货品种占全部存货的10%~15%，资金占存货总额的80%左右，实行重点管理，如大型备品备件等。B类存货为一般存货，品种占全部存货的20%~30%，资金占全部存货总额的15%左右，适当控制，实行日常管理，如日常生产消耗用材料等。C类存货品种占全部存货的60%~65%，资金占存货总额的5％左右，进行一般管理，如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC分类后，抓住重点存货，控制一般存货，制定出较为合理的存货采购计划，从而有效地控制存货库存，减少储备资金占用，加速资金周转。
六、存货的销售
存在问题：企业产品的销售一般是从接受客户的订单开始的，但是企业内部的销货订单比较单一，而且接到订单后存货的发出与否时间不等，不便于企业内部管理。
改进方法：
（一）根据不同的客户和销售形式设计订单格式，以满足企业内部各个部门协调工作、相互制约的经营管理需要。
（二）实行订单顺序编号，对已执行的订单和尚未执行的订单分别进行管理和控制，以便随时检查订单的执行情况和未执行订单的处理过程。
销售并记账
根据订单销售部门人员到仓库领货，由仓库保管员和领货人员一起在实物出库凭证上签字。实物出库凭证要一式数联，交一份给会计部门，交一份给销售部门，一份自己保管。会计根据交过来的实物出库单记账，减少存货。
七、 存货的账务处理
存在问题：存货的收入、发出、结存缺乏真实记录。
材料领用记录生产成本及费用的归集、结转的记录人为因素较多，尤其在工程项目核算上更显现其弊端。比如，甲、乙两个工号同时开工，月末核算记录显示的是乙工号的材料消耗极少甚至为零，而甲工号的材料消耗多出一大块；原辅材料已经领用消耗，而实际上并未相应结转成本；原辅材料并未领用消耗，而实际上已经结转了成本；购入的材料已经领用消耗，购货发票未到，期末又没有按规定暂估入库，造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。
改进方法：严格执行财务制度规定，使账、物、卡三相符。
存货管理要严格执行财务制度规定，对货到发票未到的存货，月末应及时办理暂估入库手续，使账、物、卡三相符。
八、 在努力做好以上各项的同时，还可以采用下列方法使存货管理环节更为完
善。
充分利用ERP等先进的管理模式，实现存货资金信息化管理。
要想使存货管理达到现代化企业管理的要求，就要使企业尽快采用先进的管理模式，如ERP系统。利用ERP使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使存货管理更上一个新台阶。
以上对存货管理中存在的一些问题及原因进行了分析，进而提出解决问题的方案。企业在努力做好以上各点的同时还应根据自身特点来设计与之适应的存货管理制度，推动企业存货结构的优化，提高存货的投资效率，并设计有效的监督机制来促进企业有效的运行。
参考文献：
（1） 张以宽 《 会计制度设计 》 中国财政经济出版社 2004年
（2） 易国兴 《 管理会计 》 电子工业出版社 2005年
（3） 戴德明 《 财务会计学 》 中国人民大学出版社 2005年
（4） 谭崇台 《发展经济学》 山西经济出版社 2000年
