降低风险提高效益——试论中小型医药企业如何有效控制货物风险
降低风险提高效益——试论中小型医药企业如何有效控制货物风险
我们相信绝大多数医药生产和经营企业都曾不止一次地经历过贷款回收的风险问题，少则数十万，多则数百万，形成大量的呆帐．死帐．成为医药公司和市场的一块心病。长期以来严重制约医药公司及市场的发展。我认为究其原因主要在于以下几个方面。
1市场格局
中国医药企业从八十年代后期开始，经历了长达十多年的快速发展，医药经营企业数量空前发展．批发厂商众多，而各自又有自己的特殊的营销关系和网络，这就造成客观上医药生产和经营企业贷物管理上的风险性，明知道客户信誉不佳，但为占领终端市场，不得以与之发生业务往来。从发一批结一批，逐步发展到发二批结一批。经营风险随着积压货物的增多而日趋加剧，直到不可掌握，其后果可想而知。
2三角债
我国医院系统由于底子薄，家产少，在竞争中为增加自己的实力，纷纷大兴土木，购买先进设备．改善医疗环境，提高技术水平，加上医院等级认证等各方面原因。大量拖欠医药公司的货款，占用了医药公司大量流动资金，客观使得医药供货企业贷款难以收回。
3 GSP认证。药市整顿
二者的实施强制性淘汰了一大批实力不济的医药经销企业，众多药品批发企业的破产，关闭使得企业呆帐彻底变为死帐。永远无法收回。
4销售人员
由于许多公司缺乏相应的管理，个别销售人员私吞货款的情况屡见不鲜，主要采用收现款不入账，伙同极少数医药公司人员共同做假帐，私自调货等手段，此现象在药业行业非常普遍，是一个值得重视的问题。
随着各医药经营企业GSP认证工作的加强，和中国医药市场管理的规范，货物风险问题将得到一定的改善，但在此过程中，如果企业不加强货物的管理工作，由于大量药品批发公司的破产．兼并和重组，在利益的巨大驱动下，如产生内外部人互相勾结共同侵吞货款的情况．企业的损失将不可估量。
因此，在中国目前医药市场转型的过程中，尽快建立一套有效的货物控制体系，将货物风险降到最低．是非常有必要的。针对中国目前大多数中小型医药企业的现状和医药市场存在的问题，我建议从如下几个方面着手。
4．1组织结构支持：在销售部门内部设置直属销售经理管辖的专门负责市场日常事物处理和监控的部门。主要联通：市场信息收集和整理；市场管理：货物，票据．回款，借支的日常事务。负责人应该有足够的权力根据公司政策和市场数据决定是否发货或追踪货物流出的最终去向。
4．2信息支持：以各独立核算的市场为单位，建立单独的，可即时监控的信息支持系统。发货．发票，借支等销售数据最迟必须在次日进入信息体系．并可随时．方便的查询和生成各类汇总数据．以免信息的失真和失效。发货数据的录入至少必须具有：市场，品种，业务单位，发货时间．发货数量，发货批号，发货方式，单位等项目，以保证在核查货物时能够轻松，快捷查出货物的流向。
4．3货物发运审核制度：依照GMP的管理规范，要求市场提供所有具有业务往来的单位的营业执照，药品经营许可证，填写业务单位基本情况表，并根据其历史纪录．划分信用等级．依据不同信用等级核定最高信用量。公司负责货物控制的管理人员依照其与最高信用量的比例，采取准予发货．限制发货和拒绝发货三种手段．以控制货物的发出。同时对于市场应予以严格控制，每次调货都必须有公司局面同意书，方能办理否则做私自调货进行严厉处理。调货结束后，必须及时凭有效调货单，进行调帐，而不能仅凭市场人员的陈述。
4．4合同管理：中国历来是一个重关系，轻合约的国度，这在市场经济中是非常吃亏的事情，往往在发生纠纷时由于气管必要的合约，导致损失难以挽回。作为药品经营中的弱势群体，医药生产企业在合同的签订中建议采用自己公司的统一格式。在合同中必须强调禁止销售人员的现金收款和私自调货，同时对于合同签订地点．违约责任．解决纠纷的办法等也应予以充分重视。建议规范管理。所有货物的发出都必须有合同签订。
4．5货物流向：将提供有效货物流向表作为销售人员考核和借支的重要条件，以确定公司货物的最终去向，最大限度的避免冲货、私自调货和市场人员离职后市场无法交接的情况产生。
4．6货物核查制度：首先对现有的业务关系和网点进行一次拉网式的货物和账目核查，以确定企业现今所处的真实情况，以确定如何采取必要措施，减少损失。账目核对中比较困难的在于货物的调出和调入问题，应该抓紧时间，在市场人员的密切配合下弄清楚市场的实际情况。在初期账目核对之后，需要建立定期与业务单位进行核对货物和账目的制度，主要由财务人员和负责货物控制人员出面，市场人员协助参与，以书面的形式通过邮寄和直接核对等方式进行对帐，以核对公司和业务单位账目的一致性，发现问题及时处理。对帐时间可选择一年一次，对于信誉度比较差的或根据需要可半年一次甚至随时对帐。
4．7灵活高效的应收账款核查体系：有的业务单位根据发货金额和回款金额以及货物报废价值等方面，决定应付账款；而有的业务单位根据每次发货和回款的品种数量决定应付货物品种和数量，由于价格的频繁变动的品种的众多，两种账目在账目中具有各自不同的特点，企业需要根据各类业务单位不同的货物处理方式，具备数量余额核对和金额余额核对两种必要的手段．以方便业务单位进行对帐。
4．8办事处货物：对于办事处货物应该予以严格监控，一方面是国家有关法律法规不允许生产企业直接销售药品，另一方面办事处货物失控在整个货物风险中占有非常大的比重，控制好了办事处的货物。货物的风险就降低了一半。办事处的货物控制的关键在于控制发运数量和及时追踪流向，货物发出后在短时间内必须提供有效流向，否则将拒绝发货。
4．9销售人员管理：人的问题是所有问题中最重要也是最难办的事情．如果处理得不好。再好的制度和体制都不可能解决所有问题而保证不出问题，人的问题处理好了却往往能够达到事半功倍的效果，这在今天中国市场经济体系和秩序还未完全建立起来的时候。尤其重要。企业要帮助销售人员学习有关的法律，法规，培养职业道德素质，加强相互沟通，强化企业文化建设，增强销售人员的凝聚力和向心力．同时对于极少数性质恶劣，行为已经严重危及公司利益的人员应予以坚决处理，必要时应诉诸法律，绝不能够因为个别人的功绩或特殊身份而姑息．事实上往往他们的影响带来的恶果要远远超过他们本身造成的损失。对于处理结果应该通过各种正式或非正式的渠道让所有的人员都知晓，起到警示众人的目的。可能有的人会认为这是对销售人员的不信任，但事实却刚刚相反．这实际上是对大多数销售人员的真正关心和爱护．因为当问题严重了之后，损失的就不仅仅是公司资产，还有个人的自由。
事实上，以上六个方面的问题．许多企业都已经开始认识到并具有不同程度的实施我希望本文能够起到抛砖引玉的作用，帮助各医药企业尤其中小型医药生产企业．规范货物管理，通过建立切实可行的货物控制制度，从组织上，体制上，可操怍性上，人员管理上等诸多方面人手，全程追踪货物的发运，流向和核查工作，对货物进行综合控制和持之以恒的管理．以期将货物的风险控制到必要的标准之下，提高公司的效益。
